株主総会を円滑に開催・運営するには、事前準備や当日の進行が重要なポイントになります。株主総会の開催準備は総務が主導して進めていくケースが多く、企業の上層部への配慮はもちろん、株主に対しても十分な配慮をもって対応にあたる必要があります。
本記事では、株主総会の運営において重要になる“運営のポイント”をご紹介します。事前準備の流れ段取り、当日の進行のコツを知り、株主総会を成功へと導きましょう。
株主総会とは？
株主総会は株式会社が実施する総会で、会社に出資している株主が会社に対し意思決定を行う機関を指します。
株主は株式会社の経営に干渉する権利を保有しており、株主総会において役員人事、会社の運営や利害関係の事項についての決定の場が設けられます。これが株主総会で、法律で年に一度開催することが義務付けられています。いわば株主が会社に対し意見を述べたり、質問・追及を行ったりするうえで重要な機会なのです。
株主総会には2種類がある
株主総会には事業年度終了～一定の期間のうちに開催が必要な「定時株主総会」と、必要なときに随時開催できる「臨時株主総会」があります。
定時株主総会は6月ごろに開催されるケースが多く、毎年同じ時期に開催されるため事前準備の段取りも組みやすいでしょう。一方臨時株主総会については、準備期間が短くなるため注意が必要です。
株主総会の新たな開催方式
株主総会は対面型（会場に参加者が集まって開催されるもの）が一般的ですが、近年ではオンラインで開催する「バーチャル株主総会」、対面・オンラインの両方で開催する「ハイブリッド株主総会」の開催事例も増えつつあります。
オンライン開催することで遠方の株主も移動負担なく株主総会へ参加できるようになること、開催の可否が感染症などの社会情勢に左右されにくいことなどから、注目を集めています。
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株主総会とは？ バーチャル株主総会の動向と会場選びのポイント
株主総会の運営・準備の流れは？
株主総会の開催時には運営事務局を設置し、準備を進めていきます。
大まかな流れは以下のとおりです。
1.開催日、会場の決定
2.株主へ招集通知を発送する
3.想定問答集を作成
4.リハーサルで確認・修正等を行う
それぞれの段階で必要な作業、ポイントなどを詳しくご説明します。
1.開催日、会場の決定
株主総会の開催にあたり真っ先に決定しなければならないのが、開催日と会場です。この2つが決まらないと株主に開催通知を発送できませんので、速やかに決定し、会場を押さえましょう。
【POINT】
・事業年度の終了から3ヶ月以内に開催日を設定する
・参加株主に応じたキャパシティの会場を選ぶ
・株主がアクセスしやすい立地にある会場を選ぶ
・遠方から参加する株主が多い場合は宿泊施設の近くの会場がおすすめ
開催会場には特段制限などありませんが、立地や広さ、設備などを考慮して決定することが望ましいです。事業年度終了から3カ月以内に開催する規定がある関係上、早めに会場探しを開始しましょう。
また遠方から参加する株主が多い場合は、宿泊施設が近い（または同じ施設内にある）会場を選ぶのもおすすめです。
2.株主へ招集通知を発送する
開催日と会場が決定したら、株主へ招集通知を発送します。
参加できる株主（議決権のある株主）に対し、公開会社なら開催2週間前まで、非公開会社は1週間前までに招集通知を送付する必要があります。
また、当日までに到着した質問状対応方法や担当者についても早めに決めておく。
【POINT】
・議決権を持つ株主のみに招集通知を送付する
・開催日時、会場の場所、開催目的事項、問い合わせ先を明記する
・公開会社は2週間前まで、非公開会社は1週間前までに送付
・事前到着した質問状への対応方法、担当者を決定
3.想定問答集を作成
想定問答集とは、想定される質問に対しどのように回答するのかをまとめたものです。
株主総会では質疑応答の時間を設けますが、質問を投げかけられた際に取締役・監査役が誠意のない回答を行ったり、回答者間で見解が食い違っていたりすると、会社に対する信頼が失われてしまいます。
入念に回答を準備しておくことで経営陣はスムーズかつ一貫性のある対応ができ、株主からの信頼を獲得しやすくなるでしょう。また、当日誰が回答をするのかについても明確にしておき、依頼を済ませておきましょう。
それから想定問答集の作成に加えて、議事を円滑にすすめるためのシナリオを複数準備しておくとスムーズです。通常のパターンに加え手続き的動議発生時、修正動議発生時の3パターンを準備おきましょう。
【POINT】
・株主から投げかけられそうな質問をリストアップ
・誠実かつ納得できる回答を出し、想定問答集へ記載
・経営陣をはじめとする回答者間での見解、意見のすり合わせを行う
・回答者の選定と依頼
・議事進行のシナリオを複数準備しておく
4.リハーサルで確認・修正等を行う
定時株主総会の場合、株主総会の進行は毎年ほぼ同じになる場合が大半ですが、リハーサルは必ず実施しましょう。仮に全体の流れが同じでも、会場が例年と違う場所であったり、規模が拡縮していたりすると進行の勝手も大きく変わるからです。
株主総会のリハーサルでは、受付から撤収までの一連の流れに問題や改善点がないかをチェックします。株主の誘導についても確認しておきましょう。
【チェックすべき項目】
□入場から受付までの株主の動線は適切か
□株主の誘導方法は適切か
□会場の駐車場や出入り口、トイレ位置は把握しているか
□音響設備や空調設備に問題はないか
また、万が一に備えてトラブル時のマニュアルや連絡先を作成しておくのも忘れないようにしましょう。
株主総会当日の運営の流れについて
株主総会の開催準備が整い、当日になったらスムーズな進行・運営を行いたいものです。
株主総会当日の運営は次のような流れで行います。
1.会場設営、機材チェック
2.最終リハーサルの実施
3.株主、メディアの受付と案内
4.議事進行
5.株主の撤収と片付け
6.議事録と決議通知書の作成
それぞれの段階で押さえておくべきポイントを見ていきましょう。
1.会場設営、機材チェック
株主総会の当日は早め（開始数時間前）に会場入りし、受付・テーブル・イスの設置を行います。使用する会場によっては会場のスタッフが設営を代行してくれる場合もありますが、その場合は配置に間違いがないかをチェックしておきます。
会場入り口が分かりにくい場合は、案内看板の設置、誘導スタッフの配置などの対策も必要です。
また、使用するマイクやスピーカーなどの機材を起動し、不備や不具合がないかチェックしておくことも重要です。こちらも早めに行いましょう。
2.最終リハーサルの実施
会場の設営が終わったら最終リハーサルを行います。実際の株主総会と同じ流れで進行し、想定問答集に抜け漏れなどがないかも確認しておきましょう。
修正などがある場合は司会進行役、回答者それぞれに必ず共有しておきます。
3.株主、メディアの受付と案内
株主総会の開始時間には、株主を会場内へ案内します。メディアが入る場合も同様です。
案内時には不審者の侵入等のトラブルを防ぐためにも、招集通知書（代理の場合は委任状）を確認するなどの対策を講じましょう。
4.議事進行
株主総会の流れは比較的どの企業においても共通しており、概ね以下の流れで進行していきます。
【株主総会の一般的な流れ】
1.議長就任
2.開会宣言
3.株主数および議決権の報告
4.監査報告
5.事業報告
6.質疑応答
7.議案採決
8.決議
9.閉会宣言
なお、後述しますが株主総会開催時には「議事録」を作成することが義務付けられています。（会社法第72条）録音または録画をしておき両書類をスムーズに作成できるよう記録しておきましょう。
5.株主の撤収と片付け
株主総会終了後は株主に退場してもらい、会場の片付けを行いましょう。
（会場スタッフが片付けを行う場合は自社で持ち込んだ資料、機材等を撤収します）
なお、株主総会ではノベルティを贈呈する企業も多く見られます。
ノベルティを渡す場合は、「何を」「どこで」「誰が渡すのか」についても事前に取り決めをしておきましょう。
6.議事録と決議通知書の作成
会社法第72条では、株主総会終了後に「議事録」を作成するよう義務付けています。
議事録
議事録は株主総会が終了次第速やかに作成します。
議事録は書面（紙）または電磁的記録（PDFなどの電子データ）で作成しなければならないほか、以下の所定の事項を記載する必要があります。
【議事録に含むべき記載事項】
1.株主総会が開催された日時及び場所（※1）
2.株主総会の議事の経過の要領及びその結果
3.株主総会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要（※2）
4.株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称
5.株主総会の議長が存するときは、議長の氏名
6.議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
※1…当該場所に存しない取締役（監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役又はそれ以外の取締役。第四号において同じ。）、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が株主総会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。
※2…会社法での規定あり
引用元：会社法施行規則（第72条）
決議事項のうち登記を要するものに関しては、議事録を添えて2週間以内に登記を行う必要があります。
また議事録は保管義務があります（本店で10年間、支店で写しを5年間保管）。
決議通知書
決議通知書とは、株主総会で決議されたことをまとめたものです。こちらは株主への報告を目的に作成されるもので、法的な作成義務こそありませんが、株主との信頼構築に役立ちます。
公式サイトへ掲載する形が一般的ですが、こちらも議事録と同様、なるべく早めに作成することが望ましいでしょう。
株主総会の運営を成功させるコツは？
株主総会の運営を成功させるためには、時間的余裕や配慮、開催手法の工夫が重要です。
あらかじめ成功のコツを知っておき、株主総会の開催運営に役立ててみましょう。
準備期間に余裕を設ける
株主総会は通常年1回のペースで開催されますが、株主総会の開催時期は6月に集中しており、例年4月以降には会場の空きが無くなっていきます。また株主総会の開催にはさまざまな部署が関わってきます。
こうした事情から、株主総会の準備は早めに進めていくことが望ましいです。特に開催日時と会場選びについては半年前から動き出し、少なくとも3カ月前までに済ませておきましょう。
株主への対応を最優先して行う
自社へ出資してくれている株主を招き入れて開催する以上、株主総会では“株主ファースト”を常に意識することが重要です。対応がおざなりになって信頼関係を壊さぬよう、事業報告は細かく丁寧に行いましょう。
また、質疑応答についても数字やデータなどを用いて正確かつ論理的な説明をするなど、誠実な対応を行いましょう。
ハイブリッド方式やバーチャル開催も検討
会場を借りて対面式で株主総会を開催する場合、居住地の都合で物理的に参加が難しい株主が発生することはどうしても避けられません。また会場が大きくなるほど、会場利用費やスタッフの人件費もかさみがちです。
「遠方に住んでいる株主にも参加してほしい」「会場や運営スタッフにかかるコストを抑えたい」という場合は、ハイブリッド開催やバーチャル開催（※）などを検討するのも一つの方法です。
オンラインを含めた開催方法の中から最善の開催方法を検討してみましょう。
※バーチャル株主総会の開催には所定の条件を満たす必要があります。
イベント運営のプロにサポートを依頼する
株主総会の規模によっては、既存スタッフのみで対応ができない場合も出てくるでしょう。また株式会社を設立して間もないうちは、株主総会の開催についての経験・知識が乏しく、マニュアル等も整備されていない場合が多いものです。
準備に多大な労力がかかる状況では、イベント運営・開催のプロへサポートを依頼するのも賢い選択です。
オフライン型の株主総会はもちろんですが、業者によってはハイブリッド開催やバーチャル（オンライン）開催に対応できるところもあります。
当L stay & grow晴海でも、株主総会をはじめとするイベントの開催サポートを承っております。
外注してしまえば設営や当日のオペレーション、片付けなどを一任できるため労力を減らせますし、空いたリソースを使って別の業務（開催準備や株主対応など）に注力できるようになります。
まとめ
本記事では株主総会の運営において、準備や当日の進行の流れ、成功のコツをご紹介しました。
株主総会では株主が参加するため、想定問答集の作成や招集通知書の作成・送付などのさまざまな業務が付随します。また開催ピークの時期になると会場の空きも少なくなるため、かなり早い時期から少しずつ準備を進めていくことが重要です。
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