会社で懇親会の幹事を担当する場合、参加者の確認や予算の管理、会場や飲食等の手配などの悩みを抱えるケースは少なくありません。また「どのような催しものを盛り込めば参加者が楽しめるか」「参加者同士の交流のために二次会を開催すべき？」といったお悩みもよく見られます。
そこで今回は、懇親会をスムーズに開催・進行させるためのポイントを解説。挨拶や当日の進め方、二次会開催時のポイントについてもご紹介しています。
これから幹事や司会進行役をご担当される皆様は、ぜひひとつの参考としてお読みください。
懇親会幹事や司会進行役の役割とは？
懇親会の幹事は「準備」「開催当日の進行管理」「アフターフォロー」が主な仕事です。
司会進行役については主に当日の進行・盛り上げ役を担います。
ただし、開催規模によっては幹事が司会進行役を務めるケースもあるでしょう。
これらの役割・仕事を完遂することで、懇親会をスムーズに実施し、かつ参加者に楽しんでもらうことができます。そのためには、事前準備や進行の綿密な計画が重要です。
懇親会の企画・準備の流れ
懇親会の企画・準備は以下の流れで進めていきます。
1. 日程決め
2. 会場の選定
3. 食事内容の決定
4. プログラムや進行台本の準備
5. 直前案内
6. 開催・進行
7. フィードバックや分析・改善
1.日程決め
懇親会の企画を行うにあたって第一に決定すべきなのが日程です。
参加対象者が多数の場合は、月末や月初めを避けつつ、幹事が日程を決定してもよいでしょう。重役に参加してもらう場合は重役のスケジュールを考慮した日程を組みます。参加対象者が少人数の場合は、各参加者に希望の日程をヒアリングして決めてもOKです。
全員のスケジュールを合わせるのが難しい場合もありますが、その場合は無理に全員参加を目指さず、ある程度ヒアリングしたうえで幹事の判断で決めてしまいましょう。もしくは、開催日程に余裕を持たせたうえで社内周知し、参加者側にスケジュールを合わせてもらう方法もあります。
細かな日程調整が難しい大規模な懇親会の場合は、後者の方法でより多くの社員が参加できる状況を作ってしまうのがおすすめです。
2.会場の選定
参加人数や前後の式典の有無などによって最適な会場は変わります。
「会場を押さえようとしたら空きがなく予約が取れなかった」といったことがないよう、できれば懇親会の2～3ヶ月前まで、最低でも1カ月前までを目安に予約を済ませておきましょう。
部署内などの小規模なものであれば、レストランや小中規模の貸し会議室を貸切りにするケースが多いです。
一方、支社・支店を含む全社員が対象となる懇親会や、取引先等が参加するような式典を兼ねた大規模な懇親会の場合は、格式ある大ホール等を借りて式典を行い、会食フロアで懇親会を開催するケースが多くを占めます。
大規模な懇親会の場合は、式典ホールと同じ施設内、または近くの会場を押さえて懇親会を行うと参加者の移動負担が少なく済みます。
たとえば会場と宿泊フロア、レストランが一体になった「研修型ホテル」であれば、式典が終わって懇親会会場へ移動する際や、終了後に各宿泊部屋へ移動する際も同じ施設内で完了するため、参加者の負担は最小限に抑えられます。
3.食事内容の決定
懇親会では食事が重要な要素となります。
美味しい料理やお酒、飲み物は参加者同士の会話が弾むきっかけにもなりますし、懇親会そのものの満足度にも直結するからです。
式典のあとに開催される規模の大きな懇親会の場合は、パーティー向けの立食形式（ビュッフェスタイル）が選ばれるケースが多く見られます。この場合は和洋中の料理＋スイーツ、飲み物としてアルコール類、ソフトドリンクなどをバランスよく用意しておくと、参加者の満足度が高くなります。
小規模な懇親会であれば1名ずつの会席膳形式で食事をお出しするのもおすすめです。カジュアルな懇親会や二次会では、お酒のおつまみになる食事を提供する場合も多くみられます。
食事の準備については事前にレストランやケータリング業者に相談し、提供方法や費用についての見積もりを取ってもらいましょう。
また「どのようなメニューがあるのか」「アレルギー対応は可能か」といった疑問点がある場合も、なるべく早めに問い合わせておくことをおすすめします。
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4.プログラムや進行台本の準備
次に、懇親会を盛り上げるプログラム（余興も含む）、当日のスケジュールと進行台本を企画・作成します。
懇親会の規模に比例して準備すべきことが多くなるため、開催・運営チームを結成して作業を分担されることをおすすめします。準備がギリギリにならぬよう、余裕を持って進めていきましょう。
内容については懇親会の規模や格式、目的によっても変わりますが、企画・進行台本の準備を進める際には以下を意識するとよいでしょう。
【準備段階でのポイント】
・主要プログラムを大まかに決め、どのような流れで進行していくかを考える
・誰が何を担当するのかを明確にし、分担がスムーズにできるようにしておく
・挨拶をお願いする人へ早めに相談しておく
・手配が必要な備品・景品等をリストアップし、予算を組む
・必要経費についての稟議・承認申請等を早めに行っておく
【プログラムそのものに関するポイント】
・挨拶・乾杯の後に自己紹介（アイスブレイク）の時間を盛り込むと吉
・参加者が盛り上がれる余興、ゲームを盛り込む
・歓談の時間はやや長めに見積もって設定しておく
・普段交流の少ない参加者同士がコミュニケーションできるような席決めを行う
【懇親会プログラムの例】
幹事としてのご経験が浅い場合、「各プログラムについて、それぞれどのくらいの時間を取ればいいのか」とお悩みになられる方もいらっしゃるかと思います。プログラムの進行・時間組みの一例をご紹介しますので、参考になさってください。
17：45 会場集合
18：00 懇親会スタート（開会の挨拶）
18：10 始めの挨拶、乾杯
18：20 歓談・食事開始
18：50 来賓挨拶・祝電披露
19：00 余興・アクティビティ
19：30 中締めの挨拶
20：00 締めの挨拶
※2時間の想定でタイムスケジュールを組んだ場合
規模や内容によっても必要なプログラムが変わりますが、挨拶については10分程度を目安にしておくとよいでしょう。歓談や食事の時間については長めに設定します。
5.直前案内
直前案内では参加者に対し、1週間前・前日・当日など複数回に分けてリマインドを行うことをおすすめします。
複数回リマインドを行うことで、参加者が当日にうっかり予定を入れてしまうことを防ぎやすくなります。
あらかじめ案内用の文章、しおりなどの周知ツールを準備しておくとリマインドもしやすくなるでしょう。
また、参加者へ連絡する際には毎回日時と場所を通知するのも賢い方法です。こうすることで参加者が過去の通知をさかのぼる手間が省けます。
6.開催・進行
開催前には必ずリハーサルを行います。進行の流れや照明・音響なども本番さながらにチェックし、問題がありそうであれば修正しておきましょう。台本のほかに挨拶・紹介文を1枚の紙にまとめたカンペを作っておくと役立ちます。
懇親会当日は会場に集まった参加者をスムーズに誘導できるよう、案内方法や人員配置を工夫することが大切です。あらかじめ参加者にわかりやすい目印（看板、運営スタッフの服装など）を伝えておくとよいでしょう。
懇親会がスタートしたあとは、プログラムに沿って進行していきます。終了後に二次会がある場合は会場への案内も忘れずに行います。
7.フィードバックや分析・改善
開催終了後は参加者アンケート等でフィードバックをもらい、分析・改善につなげられるとベターです。
特に毎年恒例で開催している懇親会、規模の大きな懇親会については、改善点を洗い出すことで翌年の成功につなげられます。
【▼懇親会の開催メリット・手順についてはこちらの記事もCHECK】
研修後は懇親会で交流を深めよう！ 開催メリットや手順、成功させるコツは？
幹事・司会進行役が意識したい挨拶と進行のポイント
懇親会において挨拶や進行は、幹事の重要な役目となります。
その際のポイントは以下の7つです。
・挨拶をお願いする適任者へ事前に相談しておく
・明るく元気な発声を意識する
・乾杯の挨拶は長くなりすぎないよう配慮する
・会の目的・主旨を盛り込む
・目上の方に失礼のない言葉遣いを
・棒読みにならぬようメリハリを意識する
・中締めの挨拶も前向きな印象に
それぞれくわしくご説明します。
挨拶をお願いする適任者へ事前に相談しておく
懇親会における「挨拶」は、これから始まる懇親会への期待を高めたり、会をひと区切りして中だるみを防いだりといった効果があります。
懇親会での挨拶は主に開会時や始めの挨拶、乾杯の挨拶、中締め・締めの挨拶の5つに分かれますが、このうち一般的に幹事（司会者）が担当するのは「開会」「中締め」の挨拶です。
それ以外の「始めの挨拶」「乾杯の挨拶」「締めの挨拶」については、社内での立場が1～3番目の方々に依頼をする場合が一般的です。
【挨拶を行う人物の例】
・開会の挨拶……司会者（幹事）
・始めの挨拶……立場が1番高い人
・乾杯の挨拶……立場が3番目に高い人
・中締めの挨拶……司会者（幹事）
・締めの挨拶……立場が2番目に高い人
よって幹事は、懇親会の開催が決定した時点で挨拶を担当していただく方へ相談をしておく必要があります。
会社全体であれば会長・社長・副社長等が適任者となりますし、部署内なら部長・課長・係長等が適任です。
新入社員を対象とした懇親会の場合は、挨拶の際に登壇してもらいたい社員をピックアップします。
事前に会の概要や挨拶をしていただくタイミング、持ち時間や内容などを打ち合わせし、承諾を得ておきましょう。
明るく元気な発声を意識する
厳かな式典等とは異なり、懇親会は参加者同士が交流を深める場となります。
よって幹事・司会進行役は、明るく元気な印象の発声を心がけるようにしましょう。
懇親会の雰囲気は、進行役の態度・テンションに強く左右されるからです。
また明るく元気な発声を意識することで、参加者の人数が多くともアナウンスが通りやすくなる利点もあります。
会の目的・主旨を盛り込む
会の始めのほうの挨拶には、「懇親会の主旨」「参加者へのねぎらいの言葉」などを盛り込んだうえで簡潔にまとめましょう。
【開会の挨拶例】
皆様、本日はお忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございます。
司会を務めさせていただきます○○（幹事の名前）と申します。
以後どうぞよろしくお願いいたします。
本日の懇親会は、お集まりいただきました皆様に立場を超えて交流を深めていただきたく開催いたしました。最後までどうぞお楽しみください。
乾杯の挨拶は長くなりすぎないよう配慮する
開催規模や当日の出欠席事情によっては、幹事・司会進行役が乾杯の挨拶を仰せつかるケースもあるかと思います。その場合は、乾杯の挨拶が長くなりすぎないように注意しましょう。
乾杯の挨拶が長くなりすぎると、終了するまで参加者が飲食物に手を付けられなくなってしまいます。
【乾杯の挨拶例】
本日はお忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございます。乾杯の音頭を取らせていただきますので皆様ご唱和をお願いいたします。皆様のご活躍、ご発展をお祈りし、乾杯！
今宵はご用意いたしましたお料理やお飲み物をお楽しみいただきつつ、皆様で交流を深めていただければ幸いです。
目上の方に失礼のない言葉遣いを
会社総出で行う懇親会には経営陣も参加するため、挨拶・司会進行等を行う際の言葉遣いにも注意しましょう。たとえば「ご苦労様」「お疲れ様」といった言葉は目上の方には不適当です。この場合、代わりに「お世話になりました」「ありがとうございました」といった無難なワードを用いるようにしましょう。
また、社外の方が参加する懇親会の場合も同様です。普段以上に丁寧な言葉遣い・態度を心がけるようにしましょう。
棒読みにならぬようメリハリを意識する
緊張していると挨拶や進行アナウンスが棒読みになりがちですが、楽しく交流を深めるための懇親会ではNGです。参加者に緊張が伝わってしまいますし、ダラダラとした雰囲気が流れると盛り上がりにくくなるからです。
幹事・司会進行役は盛り上げ役としてメリハリを意識した挨拶・アナウンスを心がけましょう。
特に挨拶やプログラムの移行時はアナウンスを手短に、テンポよく進めることを意識するとよいでしょう。
中締めの挨拶も前向きな印象に
幹事・司会進行役は中締めの挨拶（余興のあとに行う挨拶）を担当する場合が多いですが、中締めの挨拶については「この後もしばらく懇親会が続くこと」がわかるようアナウンスするのも重要なポイントです。
そのうえで会の開始時と同じく、前向きな内容・雰囲気を意識しましょう。
【中締めの挨拶例】
皆様、宴もたけなわではございますが、残念ながらお時間がまいりました。
ここで一旦、中締めの挨拶とさせていただきます。本日はお忙しい中お集まりいただき、皆様誠にありがとうございました。
お集まりいただきました皆様のご健康、ご多幸を祈念しまして、3本締め（※）で締めさせていただきたいと思います。お手を拝借、よーお！
（3本締め手拍子）
まだまだテーブルのお料理・お飲み物などもたくさんございますので、この後も歓談を交えながらぜひ最後までお楽しみください。
※3本締めのほか、1本締め、1丁締めなどをする場合もあります。
懇親会のあとに二次会を開催する場合のポイントは？
懇親会では終了後に二次会を開催するケースも多く見られます。
二次会では懇親会で話し足りなかった話題についてさらに深掘りしたり、よりくだけた場での自然なコミュニケーションができたりといったメリットが得られますが、幹事としてはどのようなポイントを押さえておけばよいでしょうか？
ここでは、二次会開催時に幹事が押さえておくべきポイントを解説します。
事前アンケートなどで利用人数を把握しておく
二次会の会場としてはカラオケなどのレジャー施設、レンタルスペースや研修施設の談話室などがメジャーです。
いずれの場合においても、幹事は会場を押さえるにあたって「利用人数」を把握しておく必要があります。
事前に参加者へアンケートを取るなどして、二次会の参加者・人数をリスト化しておきましょう。
懇親会でアナウンスをする
二次会の参加者には事前に二次会の会場、開始時刻等を案内しておきますが、懇親会の終わりごろにも再度二次会の参加者向けに会場の場所、移動方法、開始時刻のアナウンスをしましょう。
改めてアナウンスをすることで二次会参加者が迷わず、スムーズに移動でき、開始時刻の大幅なずれ込みなどを防げます。
懇親会の会場から近い場所を選ぶ
二次会会場は、懇親会の会場から近い場所にするのが理想的です。できれば徒歩で移動できる場所が望ましいでしょう。
移動時間がかかると参加者にとっては大きな負担になりますし、二次会の会場が近ければ懇親会でお酒が入っている参加者が迷わず移動できます。これにより「参加予定だった人が到着できない」など予期せぬトラブルの防止にもなります。
完全個室で気兼ねなくくつろげる雰囲気の場所を選ぶ
人数や会場の都合が付くのであれば、二次会の会場はクローズドな個室スペースにするとよいでしょう。
居酒屋やレジャー施設等を二次会会場にした場合、「込み入った話がしにくい」「他のお客さんに迷惑がかかる可能性がある」といったデメリットがあります。
完全個室スペースなら参加者が肩ひじを張らずリラックスして過ごせますし、社外に漏らしたくない込み入った話なども気兼ねなくできます。ある程度大声で騒いでも、ほかのお客さんやお店に迷惑をかけることもありません。
密な会話を交わして社員同士の心の距離がぐっと縮まれば、相互理解が深まり、コミュニケーション促進効果も期待できます。
参加を強制しない
二次会開催時に注意したいのが「参加を強制しないこと」です。
幹事という立場上「いろいろな人に交流を深めてもらいたい」と考える方も多いのですが、参加者にも仕事、家庭、プライベートなどさまざまな都合がありますし、二次会はあくまでも“任意で参加するもの”です。
しつこく参加を促すなどの行為は差し控えましょう。
食事や飲み物の準備は万全に
二次会では飲食物を準備しておくことが望ましいです。特に、懇親会のアフタートークを主目的とした二次会であれば、話が弾むうちにお腹がすいてくる……という場合も多いもの。
そのため、二次会ではあらかじめ軽くつまめる食事やおつまみ、飲み物を手配しておきましょう。
参加者の属性（男女の割合、年齢層など）に応じた食事、飲み物を用意できればなおベターです。
懇親会や二次会会場をお探しならL stay & grow晴海へ！
本記事では、懇親会の幹事が押さえておくべきポイントをご紹介しました。幹事は事前準備もさることながら、当日の進行についてもメリハリを意識したアナウンスを心がけましょう。
また「二次会で社員同士の交流を深めてほしい……」とお考えの場合には、くつろげる完全個室スペースを提供するのも良い方法です。
当L stay & grow晴海では、懇親会会場に加え二次会にもご利用いただける「談話室プラン」をご用意しております。
当館の談話室は和室、ソファーありの洋室の二種類がご利用いただけるのが特徴です。
談話室は最長26時までご利用いただけるほか、お夜食メニューやお飲み物のご用意（※）も承っておりますので、手ぶらでお越しいただくことも可能です。
※飲食物のお持ち込みもできます。くわしくは下記のページをご確認ください。
▼二次会でコミュニケーションを活性化！完全個室の『談話室』プランはこちら
L stay & grow晴海では、貸し会議室（イベントスペース）・バンケットルーム・宿泊フロアが同じ施設内にございます。懇親会や二次会でお酒を飲んだあともすぐに客室でお休みいただけるため、ご参加者さまはもちろん「参加者様のご負担を減らしたい」とお考えの幹事様にもご満足いただけることと存じます。
懇親会、および二次会の開催をご検討されているならば、ぜひL stay & grow晴海へご相談下さい。
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