社員総会を開催するとなったとき、「会場の選定に迷ってしまう」「参加者のモチベーションアップにつながるプログラム作りに苦心する」などのお悩みはつきものですよね。また、運営側の人手が足りておらず、準備がなかなか進まない……というのもよく見聞きするお悩みです。
本記事では社員総会を開催する目的、成功させる秘訣をご紹介します。社員総会に適した会場選びのポイントについても解説していますので、ぜひご参考にしてみてください。
社員総会の意義・目的とは？
社員総会とは、本来株式会社における「株主総会」、または一般社団法人などの総会を指す言葉でした。現在では企業内で1年～半期ごとに社員を集めて開催し、業績の振り返りや今後の方針などを共有、鼓舞する場と認識されることが多いでしょう。
なんとなく堅いイメージを持つ方も多いですが、近年ではカジュアルな社員総会も増えており、その場合は社員同士のコミュニケーション活性化を目的に開催されるケースが多く見られます。
そんな社員総会ですが、そもそも何を目的に開催される催しなのでしょうか。社員総会を開催する意義や目的、次期、事前準備といった基礎知識をおさらいしてみましょう。
社員総会を開催する意義・目的
社員総会を開催する意義や目的は次のとおりです。
自社のビジョンや経営戦略に対する理解を深める
社員総会はインナーブランディング強化のために開催される場合が多いです。企業のトップが業績の振り返りや自社のビジョン・経営戦略を直接社員たちに伝えることで、社員たちは自社に対する理解を深めることができます。
結果、自社ブランドへの共感、ビジネスに対する“自分ごと感”を醸成しやすくなり、将来的には企業の競争力アップや業績アップへとつながる可能性が高まります。
社員のエンゲージメントやモチベーションアップ
人材流出が深刻な問題になりつつある今、帰属意識の向上は企業の課題のひとつでもあります。
社員総会で社員が自社のビジネス・自社のトップの考えを理解することで、エンゲージメント（愛着心）やモチベーション（やる気）が向上します。
社員のエンゲージメントやモチベーションが高くなれば自主性を持って仕事に取り組んでもらいやすくなり、生産性向上、離職率の低下などの効果も期待できるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化
社員総会で社員一同が会する場を設けることで、社内コミュニケーションが活性化します。
通常時は企業のトップや役員層と接する社員はごく一部ですが、社員総会やそのあとの懇親会で全員が比較的フラットに接することができる場を設ければ、役職や立場に関係なく意見交換が可能です。
また、普段かかわりのない部署の社員同士での交流が生まれることで、コミュニケーションが円滑に進められるようになる点もメリットです。部署間の交流内で新たなイノベーションが生まれ、それが企業成長のきっかけとなる可能性もあるでしょう。
社員総会を開催する時期
社員総会は半年、または1年ごとに実施される場合が多く見られます。
一般的には事業年度の終了後、または株主総会の終了後で、繁忙期を避けて開催されるケースが多いです。
開催担当者は、はじめに社員総会の大体の日程を決めておき、経営陣のスケジュールを確認しながら最終的な日程を組みましょう。社員数が多いほど規模も大きくなり、会場の確保や準備などに時間がかかるため、早めに動き始めることをおすすめします。
社員総会の事前準備
先述のとおり社員総会の開催準備には多くの時間と工程を費やすことになります。
またトップ層（経営陣）のスケジュールとの兼ね合いもありますので、少なくとも半年前（6ヶ月前）から準備を進めていくのがベストです。
1.企画と予算の確認
2.プログラムやコンテンツの決定
3.プログラムに応じた会場の選定
4.進行台本の作成、会場セッティングの決定
5.マニュアルの策定
6.最終チェックの実施
それぞれの準備工程をご紹介します。
1.企画と予算の確認【開催6ヶ月前～】
はじめに社員総会の大枠となる、目的と内容を決定します。経営陣から「企業の課題」「今後の方向性やビジョン」「社員に伝えたいこと」などをヒアリングし、コンセプトを決定しましょう。
この社員総会の方向性、目的、コンセプトや伝えたいメッセージ次第で最適となる会場が変わります。
たとえば「今後の戦略を大きく変えることを伝え、理解してもらいたい」という場合であればホテルなどのオフィシャル感が強い場所が適していますし、カジュアルに交流をしたい場合はパーティースペースなどのユニークな会場も候補に入ってくるでしょう。
コンセプトを決定したら、会場候補のピックアップなどをしつつ全体予算を確認しておき、会場費など必要な項目へ振り分けます。
イベント開催・運営サポートの利用を検討されている場合は、料金プランを確認するとともに、予算内で利用できるのかもチェックしておきましょう。
2.プログラムやコンテンツの決定【開催5ヶ月前～】
予算が決定したら社内決裁へ進むためにも、プログラム、具体的なコンテンツを決めましょう。とりわけ重要なのは「社員参加型」のコンテンツです。
業績発表や経営方針・ビジョンの提示といったプログラムばかりになるとどうしても受動的になり、社員は“社員総会にいるだけ”という感覚を持ちやすくなってしまいます。
そこで、近年の社員総会では社員それぞれが能動的に参加できるようなコンテンツを盛り込むケースが多くなっています。以下も参考にしつつ、適切な内容のコンテンツを決定しましょう。
・コミュニケーション中心……ワークショップやゲームなど、交流を深める内容が好ましいです。
・懇親会……総会のお楽しみ要素として飲食などを提供。頑張って働く社員に対し感謝と慰労を行います。
・社員表彰……社員個人やチームに対し、功績や努力を表彰します。
またこの時点で、演出の方向性についても決めておきましょう。
たとえばインタビューなど動画を撮影して編集を外注して映像コンテンツとして利用したい場合は、編集・微調整が必要になるので、開催3ヶ月前くらいから準備しておかないと間に合わなくなる可能性があります。
3.プログラムに応じた会場の選定【開催4ヶ月前～】
コンセプトやプログラム、演出の方向性が決定したら、会場を選定していきます。
開催間際になってから会場を選定し始めると希望の会場に空きがない場合も多いため、余裕をもって行動しはじめることが大切です。また、音響や映像、ハイブリッド開催などの場合、会場の設備が対応しているかどうかも確認する必要があります。
いくつか会場をピックアップし、コンセプト・プログラム・演出などを伝えたうえで見積もりを出してもらいましょう。
4.進行台本の作成、会場セッティングの決定【開催3ヶ月前～】
会場が決まったら進行台本を作成しつつ、会場のセッティング（ステージ組みや音響、照明など）について業者と打ち合わせを行います。
「こういう演出をしたい」というイメージを持っている場合は、配置図やイメージラフを持参したうえで相談するとスムーズです。
5.マニュアルの策定【開催2ヶ月前～】
開催2ヶ月前くらいになったら、進行台本をベースにしたマニュアルを作成します。
・当日のプログラム進行、段取りについて
・登壇者の出演順や配置
・各作業工程の担当者
・トラブル時の対応や連絡先
・必要なものの準備リストや購入先、返却先リスト
これらをマニュアルに記載するとともに、ToDoリストを作成してやるべきタスクを書き出しておきます。
・登壇者のタイミングや連れてくる担当者は誰か
・機材をレンタルする場合は手配が済んでいるか、返却方法は把握しているか
・表彰状やゲーム等の賞品、景品、花束などの手配はできているか
・BGMの準備はすんでいるか
・懇親会の座席表作成と配布、飲食物の手配、アレルギー対応などは完了したか
上記は一例ですが、必要な項目をToDoリストに起こしてチェックすることで抜け漏れを防げます。
6.最終チェックの実施【開催1ヶ月前～】
開催1ヶ月前には、進行台本をもとにリハーサルを行います。ここで不備や問題がないか、抜け漏れはないかなどを細かくチェックしておきましょう。準備を入念に行うことで社員総会が成功へと近づきます。
社員総会を成功させるためのポイントは？
社員総会を成功させるためには、以下の6点を押さえておきましょう。
事前準備とスケジューリングを徹底する
社員総会は大規模開催になることも多く、事前準備に抜け漏れ・ミスがあると失敗する可能性が高まります。また経営陣は多忙ゆえ、早めにスケジュールを確認しておくことも重要です。
スケジューリングは早めに開始するとともに、準備段階では多角的な視点から「抜け漏れがないか」を確認しましょう。
またこのとき、会場や登壇者のスケジュール調整を後回しにした場合、「社員総会を実施することそのもの」が目的になってしまい、本来の開催目的からブレてしまう可能性が高くなります。
そうなってしまえば、せっかくコストや時間をかけて開催したとしても内容が物足りなかったり、参加者の反応が薄い社員総会となってしまったりする可能性もあるでしょう。
社員総会の開催について迷いやお困りごとがある場合は、さまざまなサービスをワンストップで提供してくれるイベントサポートサービスへ早めにご相談されることが望ましいです。
外注サービスで運営をサポートしてもらう
企業によっては、少人数で開催・運営を担当するケースもあるかと思います。このような場合には、イベント開催・運営サポートを外注してしまうのも賢い選択です。
イベント開催・運営サポート業者は実績・経験が豊富ゆえ、社員総会のような大規模イベントでもスムーズな開催が実現します。
また開催・運営の工程を外注することで、担当者がより重要な作業に集中しやすくなるメリットもあります。コストはかかりますが得られるものも多いため、検討してみてもよいでしょう。
社員の心理的距離を縮めるコンテンツを盛り込む
先述のとおり、社員総会では社員同士が交流できるようなコンテンツを盛り込みことが重要なポイントとなります。定番のところでいえば、懇親会での「ビンゴゲーム」や各種ワークショップ、立食パーティーなどが該当するでしょう。
こうしたお楽しみ要素があれば社員同士の心理的距離も縮まりやすいです。そのほかには、経営陣とフランクに話せる機会を設けるのも良いでしょう。
快適に過ごせる会場を選ぶ
社員総会を開催する際には、快適に過ごせる会場を選ぶことも大切です。空調や広さ、清潔感といった基本的な部分はもちろん、音響や高速インターネット環境、アクセス性の良さなども重要な要素です。
トラブル対応ガイドラインの策定・共有
社員総会を開催する際にはガイドラインを策定し、共有しておきましょう。
ガイドラインには個人情報の扱いや社員総会中の業務対応についてといった項目のほか、トラブル発生時の危機管理マニュアル、緊急連絡先なども記載します。
参加者にフィードバックをもらう
社員総会を開催したあとは、アンケートなどで参加者にフィードバックをもらいましょう。意見をもとに振り返り・反省を行うことで、今後の社員総会をより良いものへと改善していけます。
社員総会に向いている会場とは？
社員総会の会場にはホテルや貸し会議室、イベントスペースなどさまざまな場所が考えられます。
会場選びにおいては、次のような施設がおすすめです。
・バンケットと宿泊（客室）が一体になっている施設
・社内イベントに専門的な知識がある施設
社員総会の規模にもよりますが、総会と懇親会の2部制で行う場合、開催が長時間にわたる可能性があります。終了時間が遅くなると会場からの帰宅が負担になってしまうおそれがありますし、距離によっては帰れなくなる参加者も出てくるでしょう。
この解決策としては、会議室やバンケットなどの社員総会の開催会場と客室が一体になったホテルを利用する方法があります。遠方からの参加者がいる場合や社外の来賓が参加する場合にはぜひ検討してみましょう。
また、社員総会などの社内イベントの開催実績が豊富にあり、専門的知識がある会場を選ぶことも大切です。社内イベントの専門家が在籍している会場なら、わからないことがあっても的確なアドバイス・サポートがもらえるでしょう。
会場を選ぶ際のチェックポイント
まとめとして、社員総会の会場を選ぶ際のチェックポイントをご紹介します。
・会場（貸し会議室やホールなど）の収容人数は十分か
・アクセスが良い場所にあるか
・食事のクオリティは高いか
・客室の広さや清潔感が確保されているか
・費用が妥当であり、キャンペーンが利用できるか
・社員総会の開催事例が豊富か
・スタッフのサポートやフォローが手厚いか
上記にあてはまる会場なら、安心して社員総会を開催できます。
会場選びについてより詳しくお知りになりたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
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本記事では社員総会の開催目的や準備の手順、成功の秘訣や会場選びのポイントをご紹介しました。
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