会場設営で研修満足度アップ！ポイント解説 | 東京の宿泊・合宿・ホテル研修施設なら【公式】L stay & grow 晴海

研修会場の不備は大きなストレス

研修会場に関することで受講者のストレスにつながる代表的な例としては、ホワイトボードが見づらい・マイクの音量が小さくてよく聞こえない・会場が寒いまたは暑い・会場が狭くて窮屈などが挙げられます。
受講後のアンケートでもよく見られる意見ですが、せっかくの研修を台無しにしてしまう危険があるので、徹底した事前の対策が必要です。

満足度を高める会場設営ポイント

それでは早速、具体的な会場設営ポイントに入っていきます。

1.会場の下見の時点でチェック

当日の会場設営の前に、下見の時点でチェックしておくべきことがあります。
会場内が寒いまたは暑い場合、それだけで集中力が大幅に低下するため、室内の寒暖差をチェックしましょう。そして、マイクの適切な音量についても確認しておきます。また、受付の位置や運営スタッフの配置場所、資料の置き場所なども細かく想定します。
最終的には、事前に作成した設営図案通りに設営できるのかどうかを念入りにチェック。特に、プロジェクターなどの機材を設置した状態でも、受講者が窮屈に感じないレイアウトができることは必須です。

2.同じ種類の椅子と机をきちんと並べる

椅子と机の種類が揃っていると、会場全体がすっきりと心地よく感じられます。ただ、バラバラの置き方では印象が良くないので、角度を合わせるなどして美しく整えましょう。
チームの一体感を高めるなら、ホテルの宴会場などでよく見られる丸テーブルがおすすめです。視線も合わせやすいので、研修内容によっては丸テーブルにする方法もあります。

3.配布資料を縦横美しく揃える

椅子・机と同じく、配布資料も縦横美しく揃えて置いておきましょう。ちょっとしたことですが、これも受講者にとって心地よい会場設営のポイントです。

4.ホワイトボードはしっかり消す

ホワイトボードが見づらいのは、受講者にとってかなりのストレスです。消す際は、何となく消すのではなく、真っ白になるまで徹底して消しましょう。そうすることで、後ろの席からも抜群に見やすくなります。
また、ホワイトボード下の受け皿にも注意が必要です。消しカスが多いと、ホワイトボード消しにも大量についてしまい、消しにくくなります。消しカスは必ず取り除きましょう。

5.フリップチャートや参考図書置き場をプラス

研修内容をフリップチャート（イーゼルパッド）に記入して見やすい場所に設置する方法もおすすめします。特に重要な箇所や図はフリップチャートに記入して研修終了時まで掲示しておくと、受講者の記憶に残りやすくなります。講師の自己紹介やアジェンダを貼っておくこともおすすめです。理解を深める会場設営の工夫は、受講者の満足度につながります。
また、研修内容をさらに深堀りし、受講者の継続した学びをサポートするため、会場後方に参考図書置き場を設置する方法もあります。

研修会場の椅子・机レイアウト紹介

研修の内容や受講人数によって、様々なレイアウトが考えられます。
代表的なレイアウトをご紹介しますので、会場設営にぜひお役立てください。

スタンダードなスクール型

学校の教室のように、椅子と机が演台を向いているレイアウトです。講師が全体を見渡せるスクール型は、研修における最もスタンダードなスタイルと言えます。ただ、ディスカッションやグループワークが必要なときには向きません。

アイランド型

ファミリーレストランや居酒屋などでよく見られる「島」のようなアイランド型。ひとつの机を皆で囲む一般的なテーブル席です。ディスカッションやグループワークを用いた研修に向いています。

ロの字型

長机をロの字形にレイアウトし、その周りに椅子を置くスタイル。研修というよりも会議のイメージが強いレイアウトかもしれません。全員が適度な距離感で顔を見合わせながら意見交換を行えるため、ディスカッションやグループワークを用いた研修に向いています。ロの字型の場合は中央にデッドスペースができるので、スペースに余裕のある会場でなければ、やや難しめのレイアウトです。

コの字型

ロの字型の一辺を抜き、机の周りに椅子を配置するスタイル。一辺抜けたスペースに演台を置けるので、研修に向いています。演台ではなく、プロジェクターやホワイトボードを置くこともできます。受講者同士の意見交換をとり入れながら、講師が進めていく研修形式に最適です。

貸会議室で会場設営をレベルアップ

より快適な会場設営を目指すために、研修会場を「貸会議室」にするという選択肢があります。貸会議室を会場にすることで得られる「会場設営に関するメリット」をピックアップします。

設備・備品・空調管理の心配いらず

椅子・机はもちろん、プロジェクター・マイク・照明・音響・Wi-Fi環境・ホワイトボードなどの設備や備品が整っている貸会議室を選べば、不備の心配がありません。もちろん空調管理も徹底されています。もしも急に備品が必要になった場合も、レンタルできることが多いので安心です。

人数や形式に合わせた最適な広さ

受講者の人数や研修の形式に合わせて、最適な広さの会場を選べます。
社内の会議室を使用する場合は、どうしても“会議室に合わせる”ことになりますが、貸会議室なら“より良い研修の実現に合わせる”ことができます。
狭くて窮屈になることもなく、広くてガランとすることもなく快適な空間に仕上げられるので、大きな魅力です。

特化型の場合はプロが設営をサポート

貸会議室が備わった研修特化型の施設を利用する場合は、専門のスタッフによる会場設営サポートを受けられるので、より質の高い会場づくりが実現できます。研修途中でのレイアウト変更もスムーズです。

会場設営から伝わる受講者への気持ち

研修担当者は気にかけなければならないことが多く、準備を間に合わせなければならない立場なので、会場設営は妥協が出やすいところです。しかし、そこで妥協せずに、少しでも質の高い会場をつくろうという姿勢で取り組み、工夫を重ねていけば、受講者に寄り添う運営スタッフの気持ちが必ず伝わります。
そしてそれは、スムーズな研修実施にもつながっていくことです。
受講者のストレスを可能な限り減らし、研修に集中できる快適な環境をつくる。少しの意識、少しの工夫で、受講者の満足度は変わっていきます。研修後のアンケートで、「会場がきれいだった」「細やかな気遣いが嬉しかった」「心地よく学ぶことができた」というようなコメントをいただけるのは、研修担当者にとってこの上ない喜びです。受講者の満足度を高める会場設営を目指していきましょう。