起業や新規プロジェクトの開始などにあたり開催される「キックオフミーティング」。部署などのチーム単位での開催から複数社での開催までその規模はさまざまですが、いざ開催してみたものの「準備不足で中途半端なイベントになってしまった」「ダラダラと時間が過ぎるだけに終わった」などの失敗事例も少なくありません。
せっかくメンバーを集めてキックオフミーティングを開催するのであれば、成功させたいと思うのは当然のことです。
そこで今回は、キックオフミーティングによくある「失敗」の事例や、失敗を防ぐ解決策をご紹介します。キックオフミーティングの開催にあたって課題・お悩みを抱えている開催担当者様は、ぜひご参考にご一読ください。
キックオフミーティングとは？ 概要と目的
キックオフミーティングとは、会社の立ち上げや新規プロジェクトの開始に伴って行われるミーティングです。
開催目的とメリット
キックオフミーティングの開催目的には次の4つが挙げられます。
【キックオフミーティングの開催目的とメリット】
・プロジェクトの全容を共有、把握する
・メンバーの顔合わせを行うことで安心感を持ってもらう
・ミーティングによって方向性を一致させる
・参加メンバーのモチベーションを高め、結束を深める（チームビルディング）
新たなプロジェクトの開始というタイミングでミーティングを行うことで、そのプロジェクトについての理解を深め、かつチームビルディングができるのが大きなメリットといえるでしょう。
近年ではプロジェクトをスタートする際の節目として、キックオフミーティングを開催する企業も増えています。
キックオフミーティングの開催方法
キックオフミーティングの開催方法には、大きく分けて「対面式」「オンライン式」の2つがあります。
・対面式
対面式は社内外の会議室などを用いてリアルで顔を合わせながら開催する方法です。直接対面しながらミーティングを行うため、メンバーの一体感を醸成しやすい点が魅力といえます。近年は対面で開催しつつ、同時にオンライン配信も行う「ハイブリッド式」での開催事例も増加しています。
・オンライン式
一方オンライン式は、Web会議システムなどを通じてWebミーティングを開く方法です。場所の制約なく参加できる点が強みです。プロジェクトの規模によっては、音声ベースやテキストベース（チャット）でミーティングを行うこともあります。
キックオフミーティングによくある失敗とは？
キックオフミーティングの成功はチームメンバーの一体感の醸成に効果的です。その一方で、キックオフミーティングを開催したにもかかわらず、思ったような効果が得られないという“失敗”のケースも数多く見られます。
【キックオフミーティングによくある失敗例】
・準備が足りず失敗した
・進行役がおらず当日の進行がうまくまとまらない
・開催日程がプロジェクト進行後で「いまさら感」が出てしまった
・案内漏れがありメンバー全員が参加できなかった
・資料の記載不足で質疑応答の時間が長くなってしまった
準備が足りず失敗した
キックオフミーティングの失敗例で多いのが、事前の準備不足です。
キックオフミーティング開催時には資料の作成や配布、メンバーへのアポ取りやアナウンス、会場選び、アジェンダの共有というふうにさまざまな準備が必要になります。これら準備が足りないまま決行してしまった場合、進行が滞るなどの影響が表れ、スムーズな開催運営ができません。
進行役がおらず当日の進行がうまくまとまらない
キックオフミーティングでは「事前に進行役を決めないまま開催したら、当日の進行がスムーズにいかず、ただダラダラと雑談をして終わってしまった」というケースも多いようです。
ミーティングの流れにメリハリをつけるためにも、少なくとも1名は進行役を置くことが望ましいでしょう。
開催日程がプロジェクト進行後で「いまさら感」が出てしまった
キックオフミーティングはプロジェクトが始まる1週間前から始まった直後までに開催することが望ましいとされています。しかしながら、メンバーのスケジュールの都合などでキックオフミーティングが後ろ倒しになってしまうケースもあります。
プロジェクトがある程度進んでから開催した場合、どうしても「今さら感」が出てしまい、本来のキックオフミーティングがもたらすチームビルディング効果も薄れてしまいます。反対に開催時期が早すぎると、キックオフミーティングで高まったモチベーションが続かず、プロジェクトへの良い効果が得られない可能性も考えられるでしょう。
キックオフミーティングの効果を最大に生かすためには、適切な時期での開催を心がけましょう。
案内漏れがありメンバー全員が参加できなかった
キックオフミーティングの失敗事例としては、「メンバーに案内漏れがあり全員が参加できなかった」というケースもあります。このようなケースでは案内漏れのあったメンバーのモチベーションが著しく低下してしまうため、その後のプロジェクトにも影響が及びます。
このようなミスを防ぐには、準備段階で案内の抜け・漏れがないかを念入りに確認することが重要です。
資料の記載不足で質疑応答の時間が長くなってしまった
キックオフミーティングでは質疑応答の時間を設けることが一般的ですが、配布した資料の内容が不足していると質疑応答の時間が長くなります。その結果時間が押してしまい、質疑応答の後に行うはずだったプログラムの時間が短縮されてしまった……というのもよくある失敗です。
質疑応答そのものは必要ですが、不必要に長くならないように配布資料の内容を充実させておいたり、一定時間で区切って「追加でご質問がありましたらこちらのメールアドレスまでお気軽にご相談ください」などのアナウンスをしたりといった対策を行いましょう。
キックオフミーティングを成功させたい！ 必要な対策とは？
ここからは、キックオフミーティングを成功させるための対策をご紹介します。それぞれを意識して準備を進めていき、開催成功へとつなげましょう。
目的とアジェンダを明確に設計する
キックオフミーティングを成功させるには、目的とアジェンダを明確に設計しましょう。
「何のためにキックオフミーティングを開催するのか」「誰が何を説明するのか」「どうなれば成功なのか」を決めておけばスムーズに準備が進められますし、参加者に共有することで目的・議題の理解も深まります。
準備は早めに動きだす
キックオフミーティングの準備は早めに動きだすことが重要です。
キックオフミーティングの開催には参加メンバーのスケジュール確認や会場探し、プログラムの決定、資料作成など多くの工数が必要です。キックオフミーティングの開催が4～6月の場合は、早めの段階で会場探しをしておくとよいでしょう。この時期はちょうど貸し会議室などの会場が軒並み繁忙期に入るためです。
開催準備担当者が少人数の場合は、長めに準備期間をとることで人手の少なさをカバーできます。また複数社で行うような規模の大きいキックオフミーティングの場合は、他社との打ち合わせ等も必要になるため準備期間は長めに設ける必要があるでしょう。
常に余裕を持った進行スケジュールで準備を進めていくことでミスやトラブルを防ぎやすくなります。
当日の資料は「5W2H」に沿って作成
キックオフミーティング当日に使用する資料は、「5W2H」で作成するとわかりやすくなります。
【5W2Hとは】
| When（いつ） | プロジェクトの期間、スケジュール |
| Where（どこで） | プロジェクトを行う場所 |
| Who（だれが） | 組織体制やメンバーの役割 |
| Why（なぜ） | プロジェクトの背景（どうしてこのプロジェクトが必要なのか） |
| What（何を） | プロジェクトの目的や達成目標、ゴール |
| How（どのように） | どんな技術・ツールを用いるのか、課題は何か |
| How much（いくらで） | 予算はいくらなのか |
また、資料には以下の内容を含めながらわかりやすくまとめます。リスクや課題についても明記し、その解決策を記載することで安心感が高まります。
【資料に掲載すべき内容】
・アジェンダ
・プロジェクト概要
・スケジュール
・運営体制
・使用ツール・コミュニケーション環境
・予算
・やること、やらないこと
・プロジェクトの優先順位
・想定リスク
・課題
・Q&A
さらに、質問や疑問が出そうなことに関しては、あらかじめQ&Aという形でまとめておくとよいでしょう。こうすることで、当日に質疑応答時間の超過を防げますし、その後のプログラムについても遅れることなくスムーズに進められます。
召集前に資料を共有しておく
資料が完成したら、招集前にメール等で共有しておきましょう。事前に目を通してもらっておけばキックオフミーティングへの理解が深まった状態からミーティングが始められるため、より発展的な話し合いがしやすくなります。
開催時期は早すぎず遅すぎずの日程に
先にご説明したとおり、キックオフミーティングの開催日程は早すぎず遅すぎず、プロジェクト開始の1週間前ごろがベストです。キックオフミーティングとプロジェクトスタートが近い日程であるほど、高いモチベーションのまま順調な滑り出しが期待できます。
ただし、狙ったタイミングで開催するには早めのスケジュール確認が必要になるため、逆算して準備を進めていきましょう。
課題や未決定の事項についても共有する
キックオフミーティングでは「これからの展望について」「将来的な姿」などのポジティブな議題に終始しがちですが、課題や未決定事項、リスクなどのネガティブな情報についても共有しておきましょう。
これらを共有していないと、途中で問題が発生した場合にトラブルが起こる可能性があります（特に社外の人材が絡む場合はなおさらのことです）。一方、あらかじめネガティブな事項を全員が認識しておけば、早期に解決策が見いだせる可能性もあります。プロジェクト成功のためには余さず伝えましょう。
メンバー間での信頼感を向上させる
キックオフミーティングはトップや上層部、管理職が自己満足で行うものではなく、チーム全体が信頼関係を築くためのイベントです。
よって、資料の説明や責任者の話を一方的に行うだけではなく、会食やレクリエーションなどを積極的に取り入れてみましょう。
外部のイベント企画・運営サービスを活用する
キックオフミーティングの準備や開催・運営には手間と時間がかかります。もし人員リソースや経験に不安がある場合は、外部のイベント企画・運営サービスを活用してサポートしてもらうのも賢い選択です。
準備や運営に関する細かな作業を外注することで、より重要な業務（プロジェクト詳細の定義や資料・スライド作成、重要メンバーへのアポ取り・交渉など）に注力できるようになります。
キックオフミーティングの開催ならイベントのプロへ相談を！
キックオフミーティングの成功はメンバー間の結束を強め、プロジェクトを成功へと導いてくれることにもつながります。またキックオフミーティングは、事前準備を丁寧に行うことで成功しやすくなります。
ただし実際には、開催準備の担当者が忙しかったり、人員不足だったりして準備がうまく進められないという悩みも多いものです。
研修特化型ホテル「L stay & grow晴海」では、これまでに多数のキックオフイベント開催の場として企業にご利用いただいてまいりました。さらに当館では会場・宿泊部屋のご提供に加えて「ヘルプデスクサービス」も実施しており、事前準備から当日の運営まで手厚いサポートを行っております。ご相談をいただきました折には経験豊富な担当コンシェルジュがお話をお伺いし、キックオフミーティングを成功させるお手伝いをいたします。
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