脱・ダメ会議!会議を活性化させるコツ | 東京宿泊研修施設ホテルフクラシア晴海

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2020.09.02|研修・会議お役立ち情報
脱・ダメ会議!会議を活性化させるコツ

会議は世の中に溢れています。特に企業という組織の中で動いていれば、会議は必要不可欠です。しかし実際には、意見が出ないままダラダラと時間が過ぎていく会議、一部のメンバーが一方的に話すだけの会議など、非生産的な会議が普通に行われているのも事実。そこで今回は、「脱・ダメ会議」ということで、「会議を活性化させて有意義なものにするコツ」を解説していきます。
次の会議から、ぜひお役立てください。

ダメ会議に陥る原因とは

それではなぜこんなにも「ダメ会議」に陥りやすいのでしょうか。
まずはその原因をピックアップしていきます。

ダメ会議の主な原因

  • そもそも決めるべきことや目的がない
  • 参加しなくてもいい参加者がいるので、当事者意識がない
  • 資料が必要以上に多い
  • 事前の情報がなく、会議の進め方が共有されていない
  • 話がすぐに脱線したり、同じ話が繰り返される
  • 時間通りに始まらない・終わらない

生産性が劇的アップ!会議を活性化させるコツ

会議の議題やスタイルは様々でも、主な原因でピックアップした通り、「ダメ会議」に陥るパターンはほぼ同じです。人が集まって議論する際、かなりの確率で起きやすい組織行動パターンだと考えられます。
だからこそ、普遍的なコツを掴めば、どんな会議でも活性化させることができるのです。それではここから、盛り上がる良質な会議にするためのコツを解説していきます。

1.会議の目的と議題を事前に共有

会議の目的と議題を明確にし、遅くとも会議前日までには参加者全員に案内します。そうすることで事前に考える時間ができ、会議スタート時から意見交換を始められます。

2.参加者を吟味して招集

“とりあえず○○さんも呼んでおこう”というような会議参加者の決め方はやめましょう。会議の目的に合わせ、本当に必要なメンバーだけを招集します。参加者全員が当事者意識をもって臨むことで、会議の生産性は確実に上がります。

3.進行役のファシリテーターを設定

会議の活性化に必要不可欠な役割があります。会議の進行役として司会者のような役割を担い、中立な立場で円滑に進行していく「ファシリテーター」です。参加者から自由な意見を聞き出せるように働きかけ、自らの意見は控えながら発言しやすい雰囲気づくりも行います。また、ダラダラと長引く会議を防ぐため、タイムキーパーの役割も果たします。このファシリテーターを設定しておくかどうかで会議の盛り上がりが大きく変わるので、特別な事情がない限りは事前に決めておきましょう。

4.会議の始まりは特にポジティブを意識

会議冒頭の雰囲気は非常に重要です。始まりの第一声がポジティブな方が、その後の時間の雰囲気も良く、会議が活性化する傾向にあります。逆に最初からダラダラとして停滞ムードの会議は、最後までその雰囲気を引きずってしまい、結局ダメ会議になる可能性が高めです。

5.傾聴を徹底

会議の場は考えることが多く、ついつい傾聴の姿勢を忘れがちです。まったく悪気はなく、ただ集中しているだけなのですが、他のメンバーが話しているときに下を向いてしまっている、硬い表情になっているというのは、よく見られる光景です。この状況が続けば、なんとなく発言しづらい雰囲気となり、会議の活性化は遠のきます。
アイコンタクト・相槌・メモをとる・明るい表情などを意識しながら、しっかりと傾聴し、会議の活性化につなげていきましょう。

6.アイデア出しと絞りこみにメリハリ

発言に対して批判される空気があれば、意見を出しにくいのは当たり前です。そこで、「意見やアイデア出し」と「絞りこみ」にメリハリをつけましょう。自由に意見やアイデアを出し合うときは、批評・評価を禁止します。とにかくすべて出し尽くしていきます。
そして次の段階で、その中から取捨選択し、絞りこんでまとめていくのです。反対意見も含めた評価は、ここではじめて出してもらいます。
このようにメリハリをつけて進めていくことで、意見が出ない事態、雰囲気の悪い会議を防ぎましょう。

7.会議の最後には必ず認識確認

どんなに会議が盛り上がっても、参加者同士で最終的な認識のズレがあっては意味がありません。会議の最後には必ず全員の認識にズレがないか、一致しているかの確認をしましょう。最終的な認識にズレがあると、同じ会議を再度開くことにもなりかねないので注意が必要です。

8.決定事項はすぐに実行

会議が終わってからのことになりますが、「決定事項をすぐに実行する」というのは、会議の活性化のためにも非常に有効です。会議参加者が率先して実行していくことで問題解決や事業の成長につながり、“会議はとても意味のあるもの”という認識を社内全体に自然と広められます。そうすると、会議へ臨む姿勢や熱量が変わり、会議が活性化していくことは間違いありません。

裏ワザ!?活性化にお菓子が活躍

ケースバイケースではありますが、「お菓子を食べながら会議に臨む」というのも活性化に役立つことがあります。やはりお菓子があることで緊張感がやわらぎ、発言しやすくなるのです。ポジティブな気持ちが、ポジティブなアイデア・発言をもたらします。もしも実現可能であれば、「お菓子」の活用もおすすめです。

会議を省く決断も必要!

ダメ会議を防ぐためには、“そもそもこの会議は必要か”と検討してみることも大切です。日々の報・連・相ができていれば、開く必要のない会議もあります。一般的に、社内コミュニケーションが上手くとれていない会社ほど、ムダな会議が多い傾向にあります。
会議の活性化は非常に重要ですが、会議を開くよりも、日頃のコミュニケーションの見直し、報・連・相のやりかたの改善に目を向けた方が効果的なケースもあるので、ときには会議の実施自体を検討してみてもよいかもしれません。

意見を引き出すペアワークで活性化

会議を活性化させる方法のひとつとして、「ペアワークを導入」した会議をおすすめします。ワークが前提なので、参加者が主体的に参加して思考していくことになり、必然的に盛り上がっていきます。
まずは参加者それぞれが自分自身の考えをまとめたところで、2人1組のペアを結成。お互いの意見やアイデアを出し合います。数名のチームではなく、ペアというところがポイントです。2人なので、萎縮せずに思ったままの意見を出しやすくなります。とにかく気軽に意見を出し合うことで、通常の会議では出てこない内容がどんどん飛び出してくるのです。
そしてその後で、参加者全員の意見交換を始めます。すでに発言しやすい状態になっているため、意見やアイデアが続々と出てきます。事前のペアワークで意見を客観視でき、自信もついているので、参加者全員での意見交換の場でも積極的に発言できます。
会議を活性化させたい、もっと意見を引き出したい。そんなときには、通常の会議のやりかたに捉われず、違うスタイルでの開催もおすすめです。

意見を引き出す投げかけで活性化

意見を引き出しやすくする別の方法として、「投げかけの工夫」があります。
一般的に使われることの多い「何か良いアイデアはないですか?」ではなく、「思いつきのレベルでかまいませんので、何かパッと浮かんだことはありますか?」といった投げかけに変えるだけで、格段に意見を出しやすくなります。
“良いアイデア”よりもハードルが下がり、気軽な意見交換で会議が活性化していくのでおすすめです。

取り組みやすいことから始めて、会議のレベルアップを!

ただ漠然と集まると、どうしてもダメ会議に陥ってしまいがちですが、少しの意識と実践で、会議は確実に変わっていきます。
重要な意思決定や情報共有のために必要不可欠な会議。せっかく集まるのなら、できるかぎり生産性の高い有意義な内容にしていきたいものです。
今回ご紹介したコツを中心に、ぜひ取り組みやすいところから始めてみてください。

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