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会議に不可欠のファシリテーションとは? 役割や必要なスキルを解説!

会議やセミナー、ワークショップなどの円滑な進行には「ファシリテーション」が欠かせません。ファシリテーションを行う「ファシリテーター」の育成も重要なポイントになります。

とはいえ、ファシリテーターの育成には「そもそものファシリテーションの役割」「必要なスキル」について、理解を深める必要があります。

 

ここでは、ファシリテーションの意味や役割、必要なスキルを解説します。十分に理解し、ファシリテーターとなる人材の育成に役立てましょう。

ファシリテーションとはどんな意味?

ファシリテーションとは、人と人とのコミュニケーションにおいて「相互理解を促し、認識を一致させる」サポートを行うことを指します。

「参加者の意見を拾い上げつつ、理解しやすいようかみ砕いて説明し、全員が共有しやすくなる状況を作る行為」ともいえるでしょう。

そもそも会議やディスカッションとは、意見の異なる人物が多く集まる場です。

会議などの議論の場では、コミュニケーションが活発であればあるほどさまざまな意見が飛び交いますが、時には収拾がつかなくなったり、意見が平行線になったりしてまとまらない場合もあるでしょう。
このようなときにファシリテーションを適切に実施することで、それぞれの意見が整理され、お互いが理解しやすくなります。

また反対に、議論の場であってもなかなか意見が出ない、というケースもあります。
こうした意見が停滞しそうなときには、ファシリテーションとして具体例を出しながら意見を促すことで、コミュニケーションが促進されます。働きかけによりそれぞれの参加者の考えを引き出しやすくなるのです。

円滑で実のある議論をするにあたって、ファシリテーションは欠かせないものだといえるでしょう。

ファシリテーターの役割とは?

ファシリテーションを行う人物を「ファシリテーター」といいます。

ファシリテーターの役割は、先ほどご説明した「相互理解の促進」「意見を引き出す」「認識の一致を手助けする」といったものだけではなく、参加者の意見を引き出しやすい場づくりを行ったり、司会進行役としてタイムキーパーを担ったりするケースも多いです。
また、決定事項についての同意(コンセンサス)を改めて行うのもファシリテーターの役割となります。

・お互いの意見をまとめたり言い換えたりして、理解しやすいように表現する
・個々の意見を引き出す
・前提や情報を確認・整理し、参加者の認識を一致させる
・話し合いやすい場の雰囲気づくりを行う
・タイムキーパーとして進行をコントロールする
・決定事項のコンセンサスを取る

ファシリテーターは「単なる司会進行役」ではなく、議論そのものをうまくコントロールする役割だということを理解しておきましょう。

ファシリテーションに必要なスキルとは?

ファシリテーターの育成をする際や、自身がファシリテーターになるうえで知っておきたいのが「必要なファシリテーションスキル」です。
具体的には以下の3つが必要になります。

・理解力
・論点を把握する力
・質問力、聞く力(傾聴、応答、観察)

理解力

ファシリテーションを行うには、さまざまな価値観、思考から出た意見を瞬時に理解する力が必要です。
発言の内容や意図を理解したうえで整理し、わかりやすくアウトプットする力を鍛えることが重要だといえます。

論点を把握し、整理する力

ファシリテーターとなる人物は、議論の論点を把握したうえで個々の意見を整理する力が求められます。
実際に会議を行うと、発言者の論点が議論を重ねるうちにズレてきたり、誤った方向に議論が進んでしまったりすることがあります。

このような場合でも、ファシリテーターが本来あるべき論点をしっかりと把握したうえでファシリテーションを行えば、その議論を続けるべきか、はたまた修正すべきかをすぐに判断できます。
これにより論点がズレることなく、本当に必要な意思決定のためにのみ議論を行えるようになるのです。

また、議論の内容を全員が理解できるとは限りませんので、議論の内容を把握したうえでかみ砕き、全員が理解できるよう整理して伝えるのもファシリテーションに必要なスキルです。特に「合意形成」をする際には、全員の理解を得なくてはなりません。

質問力、聞く力(傾聴、応答、観察)

ファシリテーターは参加者から意見を引き出すことも重要な役割です。そのためには、不明点や疑問点を質問するスキルも求められます。

たとえば参加者の発言で深掘りしたい内容があるのならば、「具体的にはどういうことですか?」というふうに質問をすると、より理解度が高まりますよね。こうした役割を率先して行うのがファシリテーターであり、答えを引き出す質問力が求められるのです。

そのほか、傾聴や応答、観察など、参加者が気持ちよく発言できるようなスキルも求められます。いわゆる「聴く力」と呼ばれるスキルです。
発言者のほうへ目と体を向けたり、頷き、相づちなどのリアクション、要約の提示をしたりといったスキルは、ファシリテーションには必須です。ファシリテーターになる人物は必ず身に付けるようにしましょう。

ファシリテーションのポイントは?

ファシリテーションを行うにはいくつかのポイントがあります。

・最後まで中立を貫く
・お互いが話しやすい環境づくり
(資料やフレームワークの準備、会議室レイアウトの工夫)
・会議のゴール(目的)を決める
・質問しやすい環境づくり
・理解しにくい発言は質問で深掘りする
・全員に発言してもらうよう促す
・タイムコントロールの徹底
・発言を都度整理し、合意事項をまとめる

ファシリテーションを行う際はあくまでも中立でいることが重要です。また、会議では資料などの準備物やレイアウトなどによって発言のしやすさが大きく変わるため、そういった環境面を整えるのもファシリテーターの役目です。

会議前にはゴールを決めておき、会議がスタートしたら発言を整理しつつ質問で深掘りしたり、さらなる発言、補足説明を促してコミュニケーションを活性化させたりすることも重要です。このとき、特定の人物だけでなく、全員に発言してもらうよう促すとより活発な議論が行えるでしょう。

なお、ファシリテーションにおいてはタイムコントロールや合意事項の再確認も重要な仕事となります。
会議を円滑、かつ有意義なものにするために、上記のポイントを押さえたうえでファシリテーションを行っていくようにしましょう。

会議やセミナー等でファシリテーションを活用しよう

会議などの進行に欠かせない「ファシリテーション」には、論点の把握力や理解・整理力、質問力、聴く力などのさまざまなスキルが必要になります。

自社にファシリテーターがいない場合は、従業員に「ファシリテーション研修」を受けてもらうのもよい方法です。自社で開催するのはもちろん、外部のファシリテーション研修に参加してもかまいません。自社開催の場合は外部講師を招くことも視野に入れておきましょう。

ファシリテーション研修を開催する場合は、アクセスが良く使い勝手のいい会場がおすすめです。

L stay&grow晴海は、大小27室の会議室を備えたカンファレンスホテルです。ファシリテーション研修の開催実績も多く、企画から会場レイアウト、開催の流れまでコンシェルジュへご相談いただけます。
またファシリテーション研修だけでなく、通常の会議にももちろんご利用いただけます。
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