国際会議とは？　種類や開催時の会場選びのポイントを紹介 | 東京の宿泊・合宿・ホテル研修施設なら【公式】L stay & grow 晴海

国際会議とは？　主催によって種類が異なる

国際会議とは、国をまたいで開催される会議や話し合い、発表会などです。

日本政府観光局（JNTO）発行の「自治体、コンベンション推進機関、会議施設のための国際会議誘致ガイドブック」によると、国際会議にはさまざまな種類があり、主催団体によって会議の内容や目的は大きく異なります。

官公庁が主催するもの

官公庁が主催する国際会議では、首脳会議やサミットなど、政治・経済について話し合う政府間協議が行われます。国と国どうしの重要な要項を話し合うもので、規模としては他の国際会議に比べ大きくなります。

国際機関が主催するもの

「国連」など、国際機関の主催する国際会議です。団体や加盟国間で協議・意見交換を行ったり、調整を行ったりすることが目的となります。国際機関の規模によっては、会議そのものの規模も大きくなります。

学会が主催するもの

学会が主催する国際会議では、専門分野に関する学術集会や、特定のテーマに関する研究発表会が行われます。

業界団体が主催するもの

業界によっては定期的に国際会議を開催するケースもあります。年次総会のほか、テーマや課題に応じた発表をする場として活用されています。

民間企業が主催するもの

国際会議は公的機関・学術機関だけではなく、民間企業でも盛んに開催されています。規模としては公的機関の国際会議よりもやや小さくなる傾向が強いですが、国内外の企業関係者で行われるミーティング、顧客向けのセミナーといった内容が多いです。

国際会議の開催時は「会場選び」が重要

国内外から集まる国際会議では、内容はもちろん、「会場選び」も重要なポイントです。

会場を決める際は、以下のポイントに沿った場所を選定しましょう。

・夜間でも利用できる会議室を選ぶ
・目的と用途に応じた会場を選ぶ
・人数と予算に応じた規模の会場を選ぶ
・空港や駅からアクセス良好な場所を選ぶ
・設備が充実している
・同時通訳できるか
・高速のインターネット環境が整っている
・軽食や料理、飲み物の手配が頼めるか

それぞれ解説します。

夜間でも利用できる会議室を選ぶ

国際会議ではオンライン化（またはオフライン・オンライン両方での開催）が進んでいます。ここで問題になるのが、現地と日本との時差です。

オフライン（会場集合型）のみの開催であれば、参加者が一挙に集うため時差は考慮せず済みます。

しかしオンライン日本時間と海外の時間に時差が大きい場合、先方の参加時間を昼に設定し、日本側は夜に開催するというパターンが多く見られます。日本側が国際会議を主催する場合、会場の利用時間も「夜」となるため、夜間に利用できる会議室を選ばなくてはなりません。

日本時間で夜中に国際会議を行う場合は、24時間対応の会議室を押さえておきましょう。

目的と用途に応じた会場を選ぶ

国際会議では、目的や用途に合った会場を選ぶことも大切です。たとえば協議やディスカッションを中心に開催する場合と、展示会・発表会を中心に開催する場合では、最適な会場も異なります。
目的・用途を十分に達成できる会場を選びましょう。

人数と予算に応じた規模の会場を選ぶ

国際会議開催の折には、参加人数や予算に対しちょうどよい会場を借りましょう。
人数が少ないにもかかわらず最大規模の会場を借りると、予算を超過してしまいます。反対に人数が多いのに小さな会場を借りてしまうと、きゅうくつな印象を与え、失礼になります。感染予防の観点からも、参加者に対し少し余裕がある程度のキャパシティの会場を選びましょう。

空港や駅からアクセス良好な場所を選ぶ

オフライン開催やハイブリッド開催で参加者、来賓を招く場合は、アクセスの良さも重要です。
特に国際会議においては、国際空港やそこにつながる主要駅からのアクセスが良好な会場を選ぶとよいでしょう。

設備が充実している

国際会議ではマイクやプロジェクターなどの機材設備が充実している会場を選びましょう。あらかじめ必要になる機材をリストアップしておき、それに合った機材が借りられる会場を選ぶと失敗や手間を防げます。

同時通訳できるか

会議室の中には、同時通訳用の専用機器が常設されているところもあります。また常設されていない場合は、自身で準備する必要があります。不安な場合は、事前に確認しておくと安心です。

高速のインターネット環境が整っている

オンライン開催やハイブリッド開催の場合、高速通信ができるインターネット環境が必須となります。特にオンラインでの参加人数が多い国際会議の場合、通信の遅延やストップがあると参加者にとって大きなストレスとなるでしょう。
オンライン配信を含む開催形式の場合は、会場のインターネット環境を必ずチェックしておきましょう。

軽食や料理、飲み物の手配が頼めるか

国際会議中が長引く場合や懇親会を兼ねた国際会議の場合、軽食や飲み物、料理の手配が必要になります。研修一体型ホテルなど、レストランが併設されている施設の場合は、同じ会場で料理を準備してもらえるため便利です。料理の手配を伴う場合は、あらかじめ確認しておきましょう。

国際会議で会場側と打ち合わせしておくべき項目

国際会議で会場側と打ち合わせをしておきたい項目は以下のとおりです。

・会場の収容人数やレイアウトの確認
・会場設備の確認
・配信に必要なツール、機材
・機材トラブルの対応
・通訳者の手配
・本番当日の流れ

会場の下見を行うとともに、会場側と上記の事項をすり合わせ、円滑な進行ができるよう準備を進めていきましょう。

国際会議には24時間利用できるL stay＆grow晴海をご活用ください

海外の参加者とやり取りを行う国際会議では、時差を考慮し、夜間でも利用できる会場を選ぶ必要があります。
また完全オンライン式、またはハイブリッド式で開催する場合は、機材のトラブルが生じた場合の対応についても考慮しなくてはなりません。

L stay＆grow晴海は、会議室と宿泊施設が一体になった“研修特化型ホテル”です。
建物内には大小合わせて27会場をご用意しており、いずれの会場も24時間ご利用可能です。時差のある国にお住いの参加者様がいらっしゃっても、時差を気にせず安心してご利用いただけます。

国際会議開催の折には、当社のコンサルタント・コンシェルジュが開催計画をヒアリングし、事務局様と伴走しながら会議の成功へ導きます。

また、L stay＆grow晴海では「オンライン配信サポート」も承っております。
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