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2222.11.07|研修・会議お役立ち情報
議事録の上手な取り方とは? 伝わりやすい議事録を書くためのコツを紹介

社内会議やクライアントとの会議などの際には、議事録を取ります。誰にでも伝わりやすい議事録を書くには、“書き方のポイント”を押さえておく必要があります。

 

ここでは読みやすく分かりやすい議事録の特徴や、上手な書き方のポイントをご紹介します。議事録の作成担当になられた方は、ぜひ参考になさってください。

議事録は何のために取るもの?

議事録は社内、クライアントとの会議で議論された内容を記録する書面です。
議論の経緯や具体的な内容、決定事項を議事録に記すことで、参加していなかった人にもその会議の内容を共有できるようになります。

また議事録は「備忘録」やコンセンサスの証拠としても重要なものであり、ビジネスを円滑にする役割も担っています。議事録への記載事項はある程度決まっていますが、法的な書式があるわけではなく、カスタマイズも可能です。

ちなみに議事録には「取締役会議事録」「創立総会議事録」というものもあります。
これらは通常の議事録と比べ特別な効力を持っており、必ず記載すべき事項が決まっているのが大きな違いです。

読みやすい議事録とは? 共通点を知ろう

読みやすく分かりやすい議事録を見ると、「あまり頭を使わずに、万人が理解しやすい」という共通点があります。社内会議は必ずしも社員全員が参加するものではなく、むしろ一部の人間のみが参加するケースの方が多いものです。

【良い議事録の特徴】
・発言者がはっきりしており、誰が読んでも内容が頭に入りやすい
・結論がはっきりと書かれている
・情報が整理され、意思決定の経緯、内容がまとめられている

その場にいなかった人が読んでも、議論の経緯や内容、結果が分かりやすい議事録があれば、すぐに概要を理解できます。結果として意思決定の結果を共有しやすくなるのです。

なお、議事録の中には「読みにくく分かりにくい議事録」も多く存在します。
いかに当てはまる議事録は、参加者以外の人が読んでも内容を理解しにくいため注意しましょう。

【悪い議事録の特徴】
・文章の主語がなく「あれ」「それ」「こっち」などの指示語が多い
・読んでも結論がわからない
・論点や情報の整理ができておらず、ダラダラと文章が続いている

会議の時間が長くなったり、発言者が多かったりすると議事録を取りまとめるのも大変ですよね。
とはいえ、議事録を書く際は読み手の立場に立って書くことが重要です。情報を整理しつつ、読みやすさを意識した議事録を作成しましょう。

議事録を上手く取るにはどうすればいい? 書き方のコツ

議事録を上手く取るには、どのような点に注意すればよいのでしょうか? さっそく、議事録の書き方のコツを見ていきましょう。

・基本事項を含めたフォーマットを作っておく
・録音しつつメモを取る
・情報を整理する
・ですます調ではなく「である・だ」で統一
・こそあど言葉は具体的な名詞に
・主語述語、発言者を明記する
・図解やチャートなどで視覚化する
・具体的な数字を使う
・追加質問で内容を補足する

基本事項を含めたフォーマットを作っておく

議事録を作成する前に準備しておきたいのが「フォーマット」です。
議事録の書式はある程度決まっており、以下の基本事項に沿って入力していくとスムーズに作成できます。

【議事録に必要な基本事項】
・表題
・日時
・場所
・出席者
・議事
・議事要旨(決定事項)
・今後の課題
・保留事項
・次回予定
・議事毎に必要な項目

議事録作成前に上記を入力しておいたフォーマットを作っておけば、次回以降も使えるので用意しておきましょう。

録音しつつメモを取る

議事録を作成するには会議を録音する必要があります。ICレコーダやスマホのアプリなどで録音をしておけば、後から再生しながら議事録を作成しやすくなるでしょう。

さらに近年は、マイクから取り込んだ音声を自動で文字起こししてくれるツールも登場しています。このとき文字起こしデータをWordやtxt形式で出力できるツールであれば、作業効率が格段にアップします。

ただし、議事録作成の過程では、録音だけでは情報が足りない場合もあるかと思います。
このような場合は会議中にメモを取って要点を抜き出しておくと、後から議事録を作成しやすいでしょう。

情報を整理する

会議の発言全部を議事録に記載すると、膨大なページ数になってしまいます。そのため、議論や発言、要素などの情報を整理したうえで、記載する内容をコンパクトにしていきましょう。

【情報整理のポイント】
・冒頭の挨拶など、論点や意思決定に関係ない要素は省く
・時系列を整理し、順に記載していく
・議論を事実、事実の解釈、判断(施策)の順に整理し、記載する内容を決める
・結論から書く(PREP法)
・5W2Hを意識して書く

ですます調ではなく「である・だ」で統一

社内会議の議事録は事実の記録であり、必要以上に敬った表現を使わなくてもかまいません。むしろ、敬語表現を使うことで読みにくくなる可能性もあります。

語尾は敬語体(です・ます)ではなく「である・だ」「~した」といった形に統一しましょう。
要点のみ箇条書きにしてもかまいません。

こそあど言葉は具体的な名詞に

議事録は会議に参加しなかった人も読むものです。そのため、「これ」「それ」と書かれていても何のことを指しているのか伝わりにくくなってしまいます。

<言い換えの例>
・「新商品のこれは」→「新商品の○○は」
・「それがいいとして」→「○○部長の案がいいとして」

議事録化する際は、こそあど言葉を誰が読んでもわかるような表現に変えましょう。

主語述語、発言者を明記する

会話上では主語述語がなくても成立しますが、文章化すると誰が何をしているのか、誰に対して発言しているのかが分かりにくくなってしまいます。
議事録を書くときは、主語述語を明記し、だれがその発言をしたのかもはっきりと記しましょう。

図解やチャートなどで視覚化する

議論の内容によっては文章化すると理解しにくいケースもあります。
文章で分かりにくい要素やステップ、関係性などについて記すときは、図解やチャートを使って視覚的に理解しやすくするとよいでしょう。

具体的な数字を使う

会議で日時、人数、数量、価格などの「数字」が出てきたときは、かならず議事録にも記載しましょう。
定量的な情報を含めることで、分かりやすい議事録が作れます。

追加質問で内容を補足する

会議の内容で分かりにくい部分、情報が足りない部分が出てくる場合もあります。
このような場合は追加で質問をし、内容を補足できるようメモを取っておくとよいでしょう。

議事録の書き方を理解し、ひと目で分かりやすい内容にしよう

議事録はフォーマットを決めて作成する場合が多いですが、内容の分かりやすさ・良し悪しは情報の取捨選択、まとめ方によって大きく変わります。

ご紹介した議事録の書き方のコツを押さえておき、誰が読んでも分かりやすい内容の議事録を作成できるよう意識してみましょう。

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