せっかく研修を行っても、資料が不完全であったり、わかりにくかったりしては、かかる時間や労力に対して効果が上がりにくくなってしまいます。それでは、いざ実務で研修を活かそうと思った時にうまく活用できません。
こうした事態を防ぐためには、研修企画者が、「研修のための資料」ではなく、「実務で役立つわかりやすい資料」を事前に作成しておき、配布・活用することが大切です。
研修資料のわかりやすさは、研修そのものの成功を左右しかねないものです。ただなんとなく研修内容を追うのではなく、理解を助ける資料を作るようにしましょう。
研修の筋道をつくる
研修資料を作る時は、まず、「なんのための研修」で、「どこをゴールにしているのか」、「そのためには何を教えるべきなのか」を資料作成者が正確に理解していなければいけません。
実際に資料を作り始めた後で、「やっぱりあれも必要」、「これが書いていない」となると、資料の内容が行ったり来たりしてしまい、煩雑になります。行き当たりばったりで資料を作るのではなく、どのように研修を組み立てていけばよいのかという筋道を最初に決めておきましょう。
研修内容の筋道を最初に作っておけば、時間配分も決めやすくなります。どの部分がより重要なのかがはっきりするため、それに応じて研修内容のボリュームを調整するようにしましょう。必要のない、さまつな部分で時間を取るのではなく、しっかりと本筋を意識した研修を作り上げることが大切です。
情報を詰め込みすぎない
資料を作っていると、つい「この場合、ほとんどのケースがaに該当するため、Aという処理を行うべきだが、例外としてbやcもある」といった場合に、その全てについて説明を書いてしまいがちです。しかし、あまりたくさんの情報を詰め込みすぎると、「この場合、ほとんどはAという処理を行うべきだ」という本筋がわかりづらくなります。
そうならないためには、「aに該当するケースがほとんどであり、Aという処理を行う。bやcに該当する場合の処理方法は別途」というシンプルな記載がお勧めです。「例外が発生する場合がある」ということをわかっておけば、対処法はその都度調べることができます。いちいち「これはひょっとしてbやcかもしれない」などと検討する方が、かえって誤りを招いてしまうこともあるのです。
また、あまりに細かく説明された研修資料では、全体の流れもわかりづらくなります。それぞれのケースについての詳細な内容や、付記しておくべき事柄などは別紙にまとめるようにしましょう。後から研修資料を役立てるためには、「どこを見れば知りたいことがわかるか」が一目瞭然になっていることが大切です。
最後に簡単なまとめをつくる
研修資料の最後には、その日の研修の総括となる「まとめ」のページを作りましょう。内容の詳細を書く必要はありませんが、最初に立てた筋道に沿って、どのような目的でどのような内容の研修を行ったのかがわかりやすくまとめられていると理想的です。
そして、筋道の最後には、「ゴール」が必要です。研修を受けることによって、一体どのように仕事に生かしていくのか、将来のためにどう役立てるのか、ということを具体的なビジョンとして想定できるようにしましょう。
資料作成者がまとめやゴールを書いてしまうのではなく、書き込み形式で自分の気持ちや学んだことをまとめられるようなページを作っておくのもお勧めです。
研修内容に即して資料を作成することはもちろんですが、実務においてもテキストとして活用できるような、完成度の高い研修資料を目指しましょう。また、付記事項についてあまりにページ数が多くなってしまう場合は、別途データとして配布するという方法もあります。参加者の負担が少なく、日常業務の中でも見返しやすい資料を目指してください。
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