社員研修や社員合宿を開催するうえで重要な役割を果たすのが「資料」です。
研修を外注している場合は資料作成も外部業者任せ……というケースもありますが、基本的には自社で資料を作成し、それをもとに研修や合宿を進めていく機会が多いかと思います。
自社で資料を内製する場合、参加者が理解しやすく、記憶に残りやすい資料を作成できれば、研修の成果をアップさせることができます。
ここでは社員研修、社員合宿で使用する「資料」の作り方を解説。さらに、研修担当者へ向けて研修開催告知メールの例や、研修報告書を作るときのポイントについてもご説明します。
社員研修・合宿には伝わりやすい資料が必須
社員研修や社員合宿を行う際には、資料が必須です。
そもそも、人の話をすべて覚えられる人はそう多くありません。研修当日や翌日までは内容を覚えていても、日を追うごとに内容を忘れていくのは必然です。
また、文章や画像などの“視覚”で物事を記憶する人にとって、話を聞いただけの学習では内容が定着しにくいものです。
そこで役立つのが、資料です。
資料があれば視覚・聴覚両方を刺激しながら学習を深められます。
仮に聞き逃した部分があったとしても、資料で補足情報を提供していれば取りこぼしがありません。
また、その資料がわかりやすく優れた内容であれば、より学習・スキル習得効果は高まるでしょう。
研修の内容を振り返りたいときもすぐに復習でき、研修・合宿の記憶の定着にも役立つからです。
社員研修・合宿向け資料作りのポイントは？
大前提として、社員研修や社員合宿の資料は「参加者がわかりやすく、見やすいこと」を意識しなければなりません。
そのためにはレイアウト、書体、画像などにこだわり作成していくことが重要になります。
スライドの場合は、文字を詰め込みすぎないこと、また動画などを交えて直感的にわかりやすい研修資料に仕上げることも大切です。
さらに、研修テキストを作成する際には、以下の4点を押さえておきましょう。
・対象者と研修の目標を明確に定める
・研修の流れを順番に書きだす
・対象者に刺さる情報を盛り込む
・掲載情報を整理し、細部を作っていく
それぞれ順にご説明します。
1.対象者と研修の目標を明確に定める
研修テキストを作成する際は、「対象者」「研修の目標・目的」をしっかりと定める必要があります。
対象者
……対象者は研修テキストの内容を決めるうえで重要な要素です。ここがぶれてしまうと内容もズレたものになってしまい、参加者が研修・合宿で十分なスキル、知識を得られなくなる可能性もあります。
研修や合宿には新卒向け、若手～中堅社員向け、管理職向け……など多種多様なものがあります。
まずは対象者を限定するところから始め、そのうえでどんな内容にすべきかを決定するようにしましょう。
研修の目標、目的
……対象者が決定したら、「研修や合宿で何を学び取ってほしいのか」「どんなことが目的なのか」を明確にしましょう。研修テキストは、ここで決めた目標を達成できる内容にすべきです。
また、目標や目的が明確になることで、実際の研修・合宿の流れや必要時間も掴みやすくなります。
2.研修の流れを順番に書きだす
研修・合宿の対象者と目標が決まったら、研修のおおよその内容や全体の流れを順に書き出していきます。
どのタイミングでどんな研修が必要なのかをまとめ、流れやステップを目次に落とし込むのです。
目次を作成しておくことで、各研修の内容を考え、細部を作る作業がしやすくなります。
3.対象者に刺さる情報を盛り込む
研修の流れをステップごとに分けたら、内容を本格的に考えていきます。
ここで重要なのが、対象者の目線に立って“刺さる情報”を盛り込むことです。
たとえば新入社員研修向けの資料に管理職向けの「マネジメントスキルを身に付ける方法」を盛り込んだとしたらどうでしょうか。おそらく、右も左も分からない新入社員にとっては“何のことやら”と困惑してしまうでしょう。
後から見返しても役立つような情報を、参加者がわかりやすい表現で記載するように心がけましょう。
4.掲載情報を整理し、細部を作っていく
あらかた研修テキストができあがったら、今度は掲載情報を整理していきます。
研修テキストは情報が多ければ多いほどいい、というものでもありません。
情報を盛り込みすぎると、何が重要なのかが分かりにくくなってしまうからです。
また、情報を盛り込みすぎると、「ただテキストを読んでいるだけ」の受動的な研修になる可能性もあります。
受動的な研修は参加者の集中力が持続しにくく、端的に言うと「つまらない研修」になりがちです。
そのため、研修テキストを作成する際は優先度の高い情報から盛り込んでいきます。
横道にそれたり、あまり重要ではないと感じたりした情報は省いてしまいましょう。
そのうえで、研修当日に補足説明として口頭で説明する、スライドで流すなどの変化をつければ、「ただ資料を読み上げているだけ」の研修を回避できます。
社員研修・合宿の案内メールを送るときのポイントは？
社員研修や社員合宿を開催する前には、社内メールで研修・合宿の案内を行います。
このとき注意したいのが、「タイトルや本文は簡潔に、かつ内容がすぐわかる文章」を心がけることです。
まずは具体例を見てみましょう。
＜研修開催メールの例＞
件名：【要返信】販売リーダー研修のご案内
本文：
販売リーダー各位
お疲れさまです。人事部の○○です。
この度、販売リーダー向けの接客研修を行います。
当日は百貨店で10年連続売上No.1を誇る元販売員の講師・○○様をお招きし、
接客販売におけるマナー、接客についての考え方、
実践的な販売スキルの研修をご指導いただきます。
【研修の詳細】
開催日時：2023年XX月XX日～XX月XX日（1泊2日開催）
研修会場：○○ホテル
会場住所：東京都中央区晴海○-○-○
研修内容：販売リーダー接客研修
準備物：研修テキスト、筆記用具等
備考：東京駅～会場までの貸切バスあり。希望者は○○まで事前にお知らせください。
このように、研修・合宿開催メールを送信する際は
・タイトル、内容は簡潔に
・【要返信】【重要】などをタイトルにつけ、返信の要不要、重要度を明確に示す
・外部講師が来る場合は来歴や研修内容について説明する
・詳細は箇条書きでわかりやすく
上記4つを意識し、わかりやすいメール作成を心がけましょう。
研修後の報告書、レポート作成時のポイントは？
研修担当者は研修・合宿が終わったあとに報告書やレポートを作成するケースがほとんどです。
その目的は「振り返りと改善点の洗い出し、研修効果の検証」「部署外への研修結果の報告」などが挙げられますが、作成時には以下の4点を意識し、実行しましょう。
研修の目標を改めて振り返る
研修、合宿が終わったら、まずは「そもそもの目標・目的は何だったのか」を振り返ります。
当初の目標、および期待していた成果をふたたび明らかにしましょう。
アンケートなどをもとに、研修の成果を振り返る
研修の際には参加者にアンケートを取ったり、直接意見をヒアリングしたりする必要があります。
このアンケートや参加者の意見を集めたら、研修の成果を振り返っていきます。
どのような研修がどう作用し、参加者にどんな影響を与えたのかを検証していきましょう。
目標と成果を比較対照し、どれくらいのギャップがあったかを分析
次に行うのが「目標と成果のギャップ」を把握し、分析することです。
目標を達成できなかったのなら、「なぜ達成できなかったか」を分析していきましょう。
反対に目標を大きく達成した場合は、「どこがよかったのか、次に活かせる部分は何か」を洗い出していきます。
次回の研修、合宿開催の改善点を洗い出す
目標と成果のギャップを分析したら、「次回の社員研修・合宿ではどんな改善点があるのか」を洗い出していきましょう。改善点は具体的であるほど良いです。
また、改善点に対しどのような対策ができるのかもあらかじめ考察、検証していくとよいでしょう。
見やすく分かりやすい資料で社員研修の効果を高めよう！
社員研修・合宿の資料は見やすく理解しやすいものであることが大前提です。そのためにはレイアウトや画像などの要素ももちろん大事ですが、何より「参加者が理解できる内容」であることが大事なのは、言うまでもありません。
研修資料づくりに悩んだときは、まず研修・合宿対象者の目線に立つことを意識してみてください。そのうえで情報量や内容を細かく調整していけば、見やすく分かりやすい資料に仕上がるはずです。
これから社員研修・社員合宿を開催する際には、研修施設をご利用されるのもおすすめです。
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