業務効率化をはかるうえで欠かせないDX（デジタルトランスフォーメーション）。近年ではイベントの形態やプランニングにDXを取り入れた「イベントDX」という新たな概念が広まっています。
本記事では、イベントDXの概要や取り入れるメリット、進め方について解説。イベント開催を効率化したい、無駄なコストを省きたい企業様は、ぜひご参考になさってください。
イベントDXとは？
イベントDXは、デジタル技術の活用によってイベントの魅力や効果を向上させる取り組みを指します。
具体的な定義としては、以下の2つがあります。
・ツールなどを活用し、開催を管理する運営側の業務効率アップを叶える
・イベントそのものをデジタル化する
前者はアプリを活用したQRコードチェックインやイベント管理ツールによる顧客データの分析、MA（マーケティングオートメーション）ツールやCRM（顧客管理ツール）との連携による顧客育成などが挙げられます。
後者はオンライン配信やVR、メタバースなどを活用してセミナーなどのイベントや研修を開催することを指します。最近では対話型セッションやバーチャルツアーなど、企業と顧客の距離を縮めるイベントの開催も増えているのが特徴です。
オンラインやデジタルツールを活用し、従来のイベントの枠を超えた体験を提供することで、参加者との相互作用を深められます。そうなれば、より参加者とのエンゲージメントを高められるでしょう。
イベントDXを進めるメリットとは？
イベントDXを進めるメリットは以下のとおりです。
・ペーパーレス化によるコストの削減と効率化が叶う
・人件費などコストの削減につながる
・オンラインイベントなら会場のキャパシティや場所を問わず開催できる
・イベント開催後も顧客との関係性構築がしやすくなる
それぞれくわしくご紹介します。
ペーパーレス化によるコストの削減と効率化が叶う
顧客向けなど、入場券を発行するタイプのイベントを開催する際に「QRコード入場」を導入すれば、ペーパーレス化が叶います。
紙の入場券は発行のために印刷、配布・送付などの手間とコストがかかりますし、「入場」という役目を果たしたあと不要になり、廃棄するしかなくなります。
入場券をQRコード化してしまえば、メールなどで手軽に送信できます。
わざわざ入場券を印刷して送付する必要がなく、処分の手間もコストもかかりません。タッチ数秒で認証ができるため、紙の入場券よりも効率的に入場受付ができます。
人件費などコストの削減につながる
先述のQRコード入場を活用すると、入場受付や受付後の流れがスムーズに進みます。限られた人数で小規模イベントや研修を開催する場合には大変便利ですし、誘導・受付のために臨時スタッフ等を手配せずにすむため、人件費の削減効果も期待できるでしょう。
また、配信を活用したオンラインイベントの場合は大きな会場を借りる必要がなく、会場のレンタル費も抑えられます。コスト面でためらっていたイベントも、オンラインなら気軽に開催できるでしょう。
オンラインイベントなら会場のキャパシティや場所を問わず開催できる
イベントや研修そのものをオンライン化した場合、会場のキャパシティや居住地を問わず、より多くの人が参加しやすくなります。
これまで会場の広さや立地などの制約でイベント開催をあきらめていた場合でも、オンライン配信に可能性を見出すことで、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性が高まるでしょう。
イベント開催後も顧客との関係性構築がしやすくなる
「イベント開催後の顧客の反応が把握しきれず、次につながらない」とお悩みならば、イベント管理ツールなどのITツールの導入・活用を検討してみるのもひとつの手です。
ツールを活用してイベントDXを進めれば、効率的かつ効果的な顧客管理ができるようになります。
イベント管理ツールは参加者の情報や申し込み状況の管理に加え、行動ログ、視聴ログ、興味を抱いたコンテンツなどの情報を把握できるデジタルツールです。
またイベント管理ツールのデータとMA、CRMなどの顧客に関わるITツールを連携しておけば、「イベント配信視聴時間の長い参加者へアプローチメールを送る」「問い合わせのあった顧客（ホットリード）に対し次のイベントの情報を送る」など、ナーチャリング（顧客育成）にも活用できます。
イベントDXはどうやって進めていく？
開催運営チーム内でイベントDXを進める場合、またイベントそのものをDX化する場合において、どのように進めていけばよいのでしょうか。イベントDXを進めていく3つのステップをチェックしてみましょう。
1.課題の抽出と何が解決できるかを明確化する
2.イベントDXへの共通認識のすり合わせ
3.課題の抽出と解決できるツールの選定
4.イベント開催後の顧客フォロー、育成へつなげる
1.課題の抽出と何が解決できるかを明確化する
イベントDXにあたり、まず必要なのが課題の抽出です。イベント運営の現状を振り返り、どんな課題があるのかをピックアップしていきましょう。運営チーム内で話し合うのはもちろん、第三者（別の部署や参加者）から見た課題についても把握することが望ましいです。
そのうえで、課題に対しどんなアプローチをすれば解決できるのかを明確化します。
デジタルツールの導入やイベントのデジタル化で解決するのであれば、次のステップに進みましょう。
2.イベントDXへの共通認識のすり合わせ
イベントDXには社内で理解を深めながら共通認識をすり合わせていくことが重要です。
特に、現場でイベント開催を取り仕切る運営チームと、上層部との間に認識違いがあると、DXはうまく進みません。これは上層部や管理職がDXを望んでいて、現場の運営チームがデジタル化を敬遠しているという場合も同様です。
社内がイベントDXに対し後ろ向きな雰囲気である場合は、DXを進めることでどのようなメリットがあるのか、どんな作業が増えるのかを全て明確にした上で共通認識を持てるように話し合いを重ねましょう。そのうえでメリットが大きいようならばツールを導入したり、運営体制を再編したりするとよいでしょう。
3.ツールの選定
共通認識のすり合わせが済んだら、使用するツールやプラットフォームを選定します。開催側の業務においてはイベント管理ツールの導入、イベントそのものについては配信プラットフォームや機材の導入が必要になります。
ツールはトライアルなどを活用して比較検討したうえで決めるとよいでしょう。ツールそのものの使い勝手はもちろん、必要な機能が揃っているか、何人まで管理・接続できるのか、サポートの手厚さなどもチェックしておきたいところです。
4.イベント開催後の顧客フォロー、育成へつなげる
DXによってイベントを開催したあとは、ツールを活用して顧客のフォローや育成へつなげていきましょう。
アンケートなどの収集したデータを分析して次の開催へ生かしたりすることはもちろん、反応の良かったホットリードにさらなる案内を送信したりと、顧客に応じたきめ細やかな対応を続けることで顧客と強固な関係性を築いていけます。
イベントDXと合わせて検討したい「オンラインサポート」とは？
現在では会場開催に加え、同時にオンライン配信を行うハイブリッド型イベントや、すべてオンラインでイベントを配信するケースも多く見られます。そして今後は、オンライン配信に加えてイベントDXによって開催業務を効率化する企業も増えていくと予想されます。
オンラインサポートが注目されています。オンラインサポートを導入することで、参加者は事前にイベントの情報を手に入れることができ、当日のスケジュールやコンテンツに関する疑問をリアルタイムで解決できます。これにより、参加者一人一人のニーズに合わせたカスタマイズされた体験が可能となります。
DXを活用したイベント・研修開催ならL stay＆grow晴海へ
イベントDXは開催企業の業務効率アップを叶えるとともに、従来のイベントの枠組みを超えつつ、参加者にとってより魅力的な体験を提供できる可能性を秘めています。
企業はイベントのプランニングや実施において、オンラインサポートなどの外部サポートも活用しつつ、参加者のニーズに寄り添ったアプローチを追求していきましょう。
また、DXを活用したイベント、研修の開催には会場選びも重要です。高速インターネット環境が整っていることに加え、宿泊を伴うイベント・研修を開催する場合は宿泊施設の確保も必要になります。
そこでおすすめしたいのが、会議室とホテルが一体となった「研修型ホテル」です。
L stay＆grow晴海では、DXによるイベント・研修開催に最適な高速インターネット環境を完備。24時間ご利用可能な貸し会議室を28室ご用意しており、少人数での研修から大規模イベントまで、多種多様なイベント・研修開催をサポートいたします。
会議室とホテルがオールインワンになった施設ゆえ、会場と宿泊フロア間の移動もスムーズです。ホテルクオリティの接客・お食事もご用意しておりますので、大切なご来賓を招いての開催時にも快適にお過ごしいただけます。
またオンライン開催、ハイブリッド開催の折にはオンラインサポートサービスもご利用頂けます。
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