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ハイブリッド型オンラインイベントとは? 開催のメリットや成功のポイント

企業や団体で開催するイベントの開催手法は、日を追うごとに“多種多様化”しています。そのうちのひとつが「ハイブリッド型オンラインイベント」です。

 

ここではハイブリッド型オンラインイベントの特徴やメリット・デメリットをご紹介します。さらに、ハイブリッド型オンラインイベントを成功させるためのポイントも解説しているので、ぜひご参考になさってください。

ハイブリッド型オンラインイベントとは? オフライン型との違い

ハイブリッド型オンラインイベントとは、集合型の「オフライン型イベント」と「オンライン配信」を組み合わせた催しを指します。

そもそもハイブリッドとは、“2つの手法を組み合わせる”という意味です。

従来行われていた「会場を借りてイベントを開催する形式」に加え、イベントの様子をオンラインでも同時配信するのが、オフライン型との大きな違いとなっています。

オフライン型(会場型):登壇者・参加者が会場へ足を運び、イベントへ参加する。
オンライン型:オンラインでのみ開催するイベント。
ハイブリッド型オンラインイベント:会場・オンラインの両方で開催するイベント。

ハイブリッド型オンラインイベントの需要はここ数年で急激に高まっており、現在では多種多様なイベントが開催されています。

【ハイブリッド型オンラインイベントの開催例】
・ウェビナー
・社員研修
・学会、シンポジウム
・会社説明会
・商品発表会、展示会
・祝賀会、決起大会
・キックオフミーティング、懇親会
・決算発表会
・株主総会
・音楽ライブなどのエンタメイベント

ハイブリッド型オンラインイベントのメリット・デメリットは?

ハイブリッド型オンラインイベントは、会場のみの開催やオンラインのみの配信の“いいとこどり”が可能です。ただし、2つの開催手法を同時に利用するため、デメリットもあります。

ハイブリッド型オンラインイベントのメリット

ハイブリッド型オンラインイベントのメリットは、以下の3つです。

参加のハードルが低くなり、より多くの参加者が集められる

ハイブリッド型オンラインイベントを開催すると、「会場に行きたい人」「オンラインで参加したい人」両方のニーズを満たすことができます。

これまで会場が遠くてイベントに行けなかった人も、ハイブリッド型オンラインイベントなら参加しやすくなるでしょう。

会場+オンラインで参加枠を大幅に増やせるのは、ハイブリッド型オンラインイベントの大きなメリットです。

アーカイブを残すことで動画コンテンツとして再活用できる

同時にオンライン配信をすることで、アーカイブが残せるのもハイブリッド型オンラインイベントの魅力です。

ハイブリッド型オンラインイベントの配信を録画し、アーカイブとして残しておけば、当日参加できなかった方へ「見逃し配信」として案内ができます。さらに、見込み顧客の獲得用のツールとしても活用可能です。

「前回開催の様子」として、次回のハイブリッド型オンラインイベントで動画を流すなどの使い方もできるでしょう。

社会情勢の変化にも柔軟に対応できる

はじめからハイブリッド型オンラインイベントとして企画しておけば、感染拡大などの社会情勢の変化にも対応しやすいメリットもあります。

仮に会場開催における人数制限規定などが設けられたとしても、ハイブリッド型オンラインイベントであれば会場には最小限の人数を入れ、あとはオンライン配信で……という切り替えがしやすいでしょう。

ハイブリッド型オンラインイベントのデメリット

ハイブリッド型オンラインイベントのデメリットは以下の3つです。

開催の工数や準備が増える

ハイブリッド型オンラインイベントでは「会場」と「オンライン」での同時開催となるため、開催に必要な工数・準備が増えます。

少人数でハイブリッド型オンラインイベントを開催するにもかかわらず担当者の手が足りない場合、コア業務に支障が出る可能性もあるでしょう。

配信環境を整えないとスムーズな配信ができない

ハイブリッド型オンラインイベントを開催する場合は「会場の環境」「配信環境」それぞれを整えなくてはなりません。

特に、高速で快適に通信できるネット環境がないと、ハイブリッド型オンラインイベントの配信映像・音声が途切れ、視聴者にとってはストレスになってしまいます。

「ハイブリッド型オンラインイベントの開催時には、いかに高速通信ができる配信会場を確保できるか」が肝になるといってもよいでしょう。

オンライン配信のみに比べるとコストは上がる

ハイブリッド型オンラインイベントは他の開催形式に比べコストがかかりやすい傾向にあります。

配信会場のレンタル費用だけでなく、会場案内の人件費や配信ツール・機材などの購入、リース代など、オンライン配信のためのコストが発生するためです。
ただし、以下のような対策を行えば、ハイブリッド型オンラインイベントでもコストを抑えられます。

【ハイブリッド型オンラインイベントのコストを抑える方法】
・コンパクトな会場を借り、会場費を抑える
・高価な機材は購入するのでなくレンタルする
・オンライン配信メインとし、会場スタッフの人数を最小限にして人件費を減らす など

ハイブリッド型オンラインイベントを成功させるポイントは?

ハイブリッド型オンラインイベントを成功させるには、ネット配信に対応した会場を選ぶことが大前提となります。

またハイブリッド型オンラインイベントでは、適宜「オンライン配信サポート」を活用したり、リハーサルで進行や配信のチェックを行ったりすることも重要です。

ハイブリッド型オンラインイベント配信に対応した会場を選ぶ

ハイブリッド型オンラインイベントの開催においては、かならず“オンライン配信に対応した会場”を選びましょう。

【ハイブリッド型オンラインイベントにおける会場選びのポイント】
①ネット環境が整っているか
……オンラインイベント配信に耐えうる高速回線完備か、単独回線・Wi-Fiが利用できるか

②会場までのアクセスは良好か
……都心にあり、ターミナル駅から近いか

③配信機材や設備は整っているか
……カメラ、マイク、照明や配信に必要なスイッチャー、モニターなどはそろっているか

④会議室の利用時間が柔軟か
……24時間対応なら、海外向けのオンラインイベントにも対応できる

⑤ハイブリッド型オンラインイベントの開催サポートが受けられるか

また、ハイブリッド型オンラインイベントが数日にわたって行われる場合は、宿泊施設と会議室が一体になっている“研修型ホテル”を利用すると便利です。

研修型ホテルはそのまま宿泊用として使うだけでなく、客室を控室として使うこともできます。
ハイブリッド型オンラインイベントをスムーズに開催したい場合は、検討してみてください。

オンライン配信サポートサービスを利用する

ハイブリッド型オンラインイベントの開催事例が少ない場合は、オンライン配信サポートを利用するのもひとつの方法です。

ハイブリッド型オンラインイベントの担当者は、内容決めから講師・会場の手配、マニュアル作成からアフターフォローなどで忙しく、その負担も大きなものになります。
そんなときに配信機材やツールの操作方法、準備の手順を覚えようとすると、さらに大変です。

オンライン配信サポートへハイブリッド型オンラインイベントの進行を依頼すると、専門知識を備えたオペレーターが、オンライン配信機材のセッティングからオペレーション、機材の撤収までをワンストップで行ってくれます。

操作が複雑な機材、配信ツールの操作や撤収まですべてお任せできるため、ハイブリッド型オンラインイベントの開催担当者の負担を減らすことができるのです。

結果として、ハイブリッド型オンラインイベントの内容作りや、登壇者のケアなどへ注力できるようになるでしょう。

リハーサルを行い、トラブルを防ぐ

ハイブリッド型オンラインイベントを実施する際は、必ずリハーサルを行いましょう。
このときざっと流すのではなく、本番の進行・配信と同じ形式でリハーサルを行うことが重要です。

【ハイブリッド型オンラインイベントのリハーサル時に確認すべきポイント】
・配信時のトラブル(途切れや遅延など)がないか
・画面の切り替え時に映像が出なくなるなどのトラブルはないか
・音声のハウリングは起こっていないか、クリアな音声で聞こえているか
・快適に通信できるか
・撮影角度は適切か
・会場のインフラやバックアップ体制、誘導は万全か

ハイブリッド型オンラインイベントの配信テストを行う際は、テスト配信用のアカウントを用意しておくのがベターです。
本配信用アカウントでハイブリッド型オンラインイベントのリハーサルをしてしまうと、たまたまアクセスした参加者が混乱してしまうおそれがあります。

またリハーサルの様子は、かならず録画しておきましょう。後から不備がないか確認するときに役立ちます。

ハイブリッド型オンラインイベントならL stay & grow晴海へ

ハイブリッド型オンラインイベントを成功させるには、何よりオンライン配信が快適に行える会場を選ぶことが重要です。

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