コロナ禍以降は研修や社内イベントのオンライン化、通常業務のテレワーク化などにより、「出社しなくても働ける環境」が整いつつあります。
しかしながら、オンライン化・テレワーク化には「社内の人間関係が希薄化する」といった側面もあるようです。社内コミュニケーションを深めるには、どのような対策を講じればよいのでしょうか？
ここでは研修や社内イベント、通常業務のオンライン化の成功事例を紹介しつつ、その一方で生じやすい“弊害”について解説。社内コミュニケーションを活発化する方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
オンライン化・テレワークでは「コミュニケーション不足」が問題に
冒頭では研修や社内イベント、通常業務のオンライン化に成功した企業事例をご紹介しました。
しかしながら、オンライン化・テレワーク化が必ず成功するとは限りません。
対面式と異なり、オンライン研修・社内イベント、テレワークでは「コミュニケーションが不足しがち」と感じる社員も少なくないからです。
オンライン化によるコミュニケーション不足の弊害とは
イベントプロデュース事業を手掛ける「グローバルプロデュース」の調査によると、20～30代テレワーカーの約9割が「社内コミュニケーションが希薄化した」と回答しています。
参考リンク：20〜30代テレワーカーの約9割が、コロナ禍以前より、社内コミュニケーションが「希薄化した」と回答 打開策として「社内イベント開催」を歓迎
同調査を深掘りしていくと、「上司とのプライベートな会話が希薄化した」「同僚・部下とのプライベートな会話が希薄化した」と考えている人がそれぞれ6割以上を占める結果に。
また、同僚や部下との業務上必要な連絡、上司との業務上必要な連絡についても「希薄化した」と回答する人が目立ちました。
社内コミュニケーションの希薄化によって「指示の意図が理解しづらい」「モチベーションが下がる」という問題を感じている人も多く、業務の効率ダウン、孤独感の増長といった効果も懸念されます。
通常業務だけでなく研修・社内イベントでもコミュニケーション不足が課題に
グローバルプロデュースの調査結果は「通常業務」についてでしたが、新入社員研修などの研修、社内イベントにおいても同じことが言えます。
研修や社内イベントが対面型で開催される場合、分からないことがあってもすぐに聞けますし、雑談なども気軽に行えるでしょう。
しかしオンラインの場合、コミュニケーションにタイムラグが生じやすく、どうしてもプライベートなやり取りや気軽な会話が難しい傾向が強いのです。コミュニケーション不足が生じれば、モチベーションの低下、交流によるチームビルディング効果の低下などが懸念されます。
研修や社内イベント、通常業務をオンライン化した企業の事例
「コミュニケーションの希薄化」が問題になりつつある一方で、コロナ禍以降、新入社員研修や社内イベント、通常業務をオンライン化し、成功した事例もあります。
さっそく新入社員研修・社内総会・通常業務のオンライン化、テレワーク化の成功事例を見てみましょう。
凸版印刷株式会社：新入社員研修をオンライン化
凸版印刷株式会社では、2022年に新入社員研修をオンラインで実施。従来から完全オンラインにて研修を行ってきましたが、2022年度は「メタバース」を活用した交流機会を提供。
オンデマンド配信、ライブ配信セミナーなどのほか、VRを活用した映像型研修なども盛り込み、研修効果を最大化することに成功しました。
参考リンク：凸版印刷、メタバースでの交流を取り入れた新入社員研修をフルオンラインで実施 | 凸版印刷
JCS（日本コンベンションサービス）：オンライン社員総会を開催
2021年、JCS（日本コンベンションサービス）では毎年開催していた社員総会をオンラインにて実施。「参加場所はどこでもOK」とし、仮想スタジオから配信することで臨場感を演出しました。
内容としてはオープニング動画による導入のほか、会社のビジョンを共有するためのプログラム、グループごとに分かれてのゲーム大会など、コミュニケーションを深める工夫も施されています。
参考リンク：オンライン社員総会を開催！事例と成功させるポイントを解説 | 日本コンベンションサービス株式会社 - JCS
日本IBM社：通常業務でバリエーション豊かな形態のテレワークを実施
日本IBM社では、1987年からテレワークを開始。当初はビジネスリーダーが対象でしたが、1999年以降はテレワークを推進する取り組みを行い、2000年には全社員を対象にした「e-ワーク制度」を実施。
感染拡大が問題になった2020年4月からは、全従業員を対象とし、原則在宅勤務となりました。
なお、2022年に入ってからはIBM全社において「Return to Workplace基本方針」を打ち出しています。
同方針は、感染状況に応じた段階に沿ってテレワークを活用し、出社率を調整するというものです。
参考リンク：IBMの新型コロナウイルス感染症への対応と出勤者数削減の実施状況 | Think Blog Japan
テレワークを成功させるには
テレワークを成功させるポイントは「気軽な交流機会を作ること」。
具体的には以下のような対策が重要です。
・上司と1on1ミーティングができる環境づくり
・「仮想オフィス」などの導入で気軽に雑談できる場を設ける
・「交流」を目的としたオンライン社内イベント（ゲーム大会、懇親会、ワークショップなど）の開催
オフィスに出勤さえしていれば気軽に会話ができる状況と違い、テレワークでは意識的に交流機会を増やすことが必要になります。日常的な取り組みはもちろん、社内イベントを積極的に開催するのも有効でしょう。
オンライン化を検討・実施する際は、上記のような対策を盛り込み、社員同士が密にコミュニケーションを取れるようにしましょう。
研修や社内イベントを成功させるには「対面式」「宿泊式」という選択肢もある
テレワークでは「交流機会を増やす取り組みを行うこと」が重要と述べました。
いっぽう、新入社員研修や社内イベントでのコミュニケーション不足を防ぐにはどうすればよいのでしょうか？
解決策としてはテレワークの場合と同じで、「交流機会を意識的に増やすこと」が重要になります。
研修中にグループワークやゲームを盛り込んだり、研修後に社内イベントとして懇親会を開催したりといった対策も有効でしょう。
ただ、恒常的に進んでいくテレワーク（通常業務）と異なり、新入社員研修や社内イベントはあくまでも「スポット的」な催しです。
交流機会を増やそうとしても、時間的な制約で限界があるのが事実ではないでしょうか。
このような場合は、対面式または宿泊式で研修・イベントを開催することをおすすめします。
対面式で研修・イベントを行うメリットは次のとおり。
・表情や声色などの「非言語コミュニケーション」が取りやすい
・意思疎通が取りやすく、発言の齟齬が生じにくい
・ちょっとした対話、雑談などもしやすく、交流を深めやすい
・多人数での会話がしやすい
・場の雰囲気を共有でき、一体感を得やすい
宿泊式であれば、寝食を共にしながら研修・イベントに参加することで親近感を持ちやすく、結束力を高めやすいメリットもあります。
社員全体や同期どうしなどの「結束を深めたい」という目的であれば、対面式・宿泊式での開催も視野に入れてみてはいかがでしょうか。
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