新年に、会社や組織が主催となって行われる催し物に「賀詞交歓会（がしこうかんかい）」というものがあります。
賀詞交歓会は、すべての会社で行われているものではないので、新入社員の方を中心に聞き慣れない言葉かもしれません。しかし、賀詞交歓会は明確な目的をもって行われており、それによって得られるメリットも大きいため、例年行っている会社や組織もあります。
そこで、賀詞交歓会とはどのような催しなのか、目的やメリット、参加する際に知っておきたいマナーなどをご紹介します。また、賀詞交歓会を開催される際にどのようなものを準備したらよいのか、開催の秘訣についても合わせてご紹介します。
賀詞交歓会とは？ いつ誰が開催するの？
賀詞交歓会とは、ビジネスシーンなどにおいて新年に実施される催しです。取引先企業や関係者などが集まり、新年の挨拶や名刺交換を通して、参加者同士の交流を深めるために行われます。
賀詞交歓会は、会社のほか業界団体や、行政機関が主体となって開催されることもあります。
賀詞交歓会が行われる時期は、新年の挨拶の意味合いがあるので、年明けとなります。しかし年明けすぐは各企業にとって忙しい時期にあたるので、各社の年賀行事や打ち合わせなどが終わった頃、1月中旬から1月末までの期間で開催されることが多くなっています。
賀詞交歓会が開催される時間帯は、昼間の2時間程度が一般的です。
賀詞交歓会で行われることは、一般的に最初に主催者の代表や来賓の挨拶があり、その後に歓談や飲み物・食事を楽しむ時間となります。飲み物・食べ物が出されるものの、新年会と異なるので参加者同士でコミュニケーションが重視されます。
賀詞交歓会の目的
賀詞交歓会の目的は、ビジネス関係者や顧客への新年の挨拶を兼ね、交流を深めることです。
新年を迎えたことを一緒に祝い、新たな年でもお互いの関係性を再確認し、次の仕事に活けるように、会社が企画します。また、賀詞交歓会をきっかけに新たな人とも関わりを持つことで、ビジネスの輪を広げることができます。
賀詞交歓会を行うことで得られる4つのメリット
1.取引先への新年の挨拶の効率化できる
取引先への新年の挨拶は重要ですが、挨拶のために相手のいる場所まで1件ずつ訪問していては、手間と時間がかかってしまいます。賀詞交歓会を行うことで、取引先担当者を一度に集めることができるため、新年の挨拶を効率的に行うことができます。
2.取引先と交流を深められる
賀詞交換会では、取引先との交流を深められます。普段のビジネスでの打ち合わせとは異なる雰囲気により、一歩深い付き合いができる関係性の構築が期待でき、関係者との結束を深められるでしょう。
3.新たな情報を入手できる
賀詞交歓会で取引先と交流することによって、これから先の新たな情報を得られるというメリットもあります。
取引先企業に関する新しい情報は、新しいビジネスチャンスにも繋がります。
また、相手方の役職の変化や人事異動なども入手できるでしょう。
4.自社をアピールできる
賀詞交歓会は、自社の商品や新たなプロジェクトに関する情報などを取引先に知ってもらう機会でもあります。
それによって、取引先とのさらなる関係性も見いだせるかもしれません。
しっかり守りたい！ 社会人としての賀詞交歓会でのマナー
賀詞交歓会は、パーティーに近いものがありますが、あくまでもビジネスの場としての意識が大切です。
次の4つマナーをしっかり守って参加しましょう。
ドレスコート・身だしなみ
賀詞交歓会はビジネスの社交場です。服装はビジネススーツの着用が望ましいです。女性の場合はビジネススーツのほか、制服または新年に相応しい色彩を取り入れたスーツやワンピ―スを選ぶケースもあります。場を華やかな雰囲気に盛り上げられる服装を選べば、取引先の人に好印象を与えることもできるでしょう。ただし、カジュアルな印象になりすぎないよう注意が必要です。
（主催者によってはスーツを指定していることもあります。服装について迷う場合は、あらかじめ主催者側へドレスコードについて確認しておくと安心です。）
ヘアスタイルはすっきりまとめて清潔感を出します。あくまでもビジネスの場なので、派手なメイクは避けましょう。
バッグは邪魔になるので、小さめのショルダーバックなどだけを手持ちにして、大きなバッグは会場に入る前に預けるようにしましょう。
登壇者の挨拶はしっかりと聞く
賀詞交歓会では、取引先の方との歓談で盛り上がるのは良いことですが、登壇者の挨拶や話しが始まったら、そちらに耳をしっかり傾けましょう。
登壇者は、一般的に主催者の代表・役員や来賓にあたる方です。社会人のマナーとして話を聞くのはもちろんのこと、ビジネスに関する重要な情報が盛り込まれているかもしれませんので、聞き逃さないようにします。
名刺交換のマナーを守る
賀詞交歓会では、多くの方と名刺交換を行います。多めに枚数を用意することはもちろん、たとえ慣れ親しんだ取引先が相手でも略式にせず、名刺交換に関するマナーは必ず守りましょう。
会社の印象を悪くしないためにも、「名刺は目下の人から先に差し出す」「相手より低い位置に名刺を出す」などの基本的マナーを踏まえて、スマートな名刺交換を心がけましょう。
節度を守った飲食をする
賀詞交歓会では、食事や飲み物を楽しむ場でもありますが、節度を守って飲食を行うことが大切です。美味しい食事が数多く並んでいても、食事ばかりに夢中にならないようにしたいものです。
食事マナーは人の印象を大きく左右します。箸の持ち方や食べるスピードに注意しながら、迷い箸や刺し箸、音をたてて食べる、飲み物を一気飲みする、などをしないように意識しましょう。
賀詞交歓会の開催にあたり必要な準備
賀詞交歓会の開催にあたって主催者で準備が必要になるものは、おもに以下のものとなります。
1.会場の手配
賀詞交歓会の会場をまず抑えます。自社の会議室を活用するほか、ホテルや貸会議室などの会場を借りる方法があります。
参加人数やアクセスの良さ、利便性などを考慮して選びます。会場によっては、数か月前から予約が埋まってしまう場合もあるので、早めに手配するようにしましょう。
2.食事・飲み物の手配先を確保
賀詞交歓会では軽食や飲み物の用意が必要です。会場の手配と合わせて、食事や飲み物の手配先も確保するようにしましょう。
新年を祝う会でもあるので、おめでたい雰囲気を感じられるような華やかな料理や飲み物の用意が望ましいです。
3.案内状の送付
招待客への案内状は、早めに送付するようにしましょう。会場場所や日時、ドレスコードなども記載しておくとよいでしょう。
4.進行表の作成
賀詞交歓会の当日スケジュールを決め、進行表をあらかじめ用意しておきましょう。
5.来賓あいさつの依頼
賀詞交歓会でのあいさつを会社の代表または役員、来賓などに依頼する場合は、早めに連絡し依頼するようにしましょう。
6.名刺の用意
賀詞交歓会に合わせて、新年の挨拶を名刺に盛り込む場合は、事前に手配をしておきましょう。
7.席次表、受付簿
招待客からの出欠の返答を受けたら、席次表や受付簿を用意しておきましょう。
8.会場や食事等の詳細打ち合わせ
参加者の人数が確定したら、会場や食事などの手配に関して、詳細の打ち合わせを行います。
会場レイアウトや備品のほか、最寄り駅からの動線なども確認しておくとよいでしょう。
賀詞交歓会成功の秘訣！ 会場選びのポイント
賀詞交歓会を開催するにあたって、主催者はさまざまな手配や準備が必要となります。
賀詞交歓会の成功に向けて特に重視したいのが、食べ物や飲み物の手配です。賀詞交歓会の進行に合わせて、参加者がいい雰囲気で楽しめるように、適切な量・配置などに配慮したいものです。しかし、主催者にとって、会の最中は取引先や来賓への挨拶や司会・進行、代表や役員の接待など、多くのタスクがあり、食事や飲み物の状況まで手がまわらないものです。
そのため、会場選びの際に食事や飲み物の準備や給仕を任せられる会場を選ぶことをおすすめします。それによって、賀詞交歓会で招待客の満足度アップに繋がり、賀詞交歓会開催の意義も高まることでしょう。
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