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シンポジウムとは? フォーラムとの違いや開催準備の流れ、オンライン配信のポイントも紹介

学会などでよく開催される「シンポジウム」とは、どのような催しなのでしょうか? ここでは、シンポジウムの概要や「フォーラム」との違い、開催の準備の流れを解説します。またオンライン開催ならではの準備のポイントもご説明しますので、ぜひご参考にしてみてください。

シンポジウムとは

シンポジウムは日本語に訳すと「公開討論会」「講壇討議」を意味します。
わかりやすく言うと、複数人でひとつのテーマに対し、意見を交換し合う討論会です。

一般的には研究機関や学会などで「シンポジウム」と名を冠したイベントが開かれます。

シンポジウムの目的とは「意見交換」である

もともとシンポジウムとは、ギリシア語の「シュンポシオン(sumposion/集まって酒を酌み交わす)」という言葉が由来です。緊張した雰囲気ではなく、あくまでも和やかな空気の中で学問について討論を行う、というニュアンスが含まれています。

転じて現代では、登壇者が複数集まり、聴衆(一般参加者)の前で発表を行って議論を重ねる形式が一般的です。
発表は個人もしくはグループ単位で行い、すべての発表が終わったら質疑応答による意見交換が行われます。

シンポジウムのメリットとは?

シンポジウムのメリットは、1つのテーマに対しさまざまな視点・切り口の意見を知ることができる点です。そのためテーマには“多角的かつさまざまな意見を募るべきお題”を掲げるケースが多く見られます。

自分だけでは考えつかなかった発想や、異なる視点からの意見を知ることで、見聞を深められるのはシンポジウムならではの魅力でしょう。

シンポジウムとフォーラムの違いとは?

シンポジウムと混同・比較されやすい催しに「フォーラム」があります。

先述のとおり、シンポジウムは「複数人で意見交換をすること」が主目的です。
このとき必ずしも「結論」を出す必要はなく、あくまでも意見の交換や発表により成果などを知ってもらうことを主目的としています。

一方「フォーラム」とは、「フォーラムディスカッション」を指します。
1つのテーマに対して登壇者、聴衆のすべてが討論を行う点が、シンポジウムとの大きな違いです。

フォーラムは社会的な課題や答えを見出したい問題などをテーマに掲げる場合が多く見られます。
開催母体としては一般企業のほか、公益社団法人、NPO、NGOなどの団体により開かれるケースがほとんどです。

「発表や意見交換が目的」のシンポジウムと、「1つのテーマの結論を出すため討論する」フォーラムの違いを正しく理解しておきましょう。

シンポジウム開催準備の流れは?

シンポジウムを開催する場合は、以下の流れで準備を進めていきます。

1.運営事務局を立ち上げる
2.テーマと開催方法の決定
3.シンポジウム登壇者の選定
4.会場や宿泊施設、交通手段の手配
5.進行の流れやタイムテーブルの決定
6.シンポジウム開催の告知、申し込み受付開始
7.リハーサル
8.本開催

1.運営事務局を立ち上げる

シンポジウム開催にあたって、まずは運営事務局を立ち上げましょう。
開催予定日の半年以上前に立ち上げておくと、準備等がスムーズに進みます。

運営事務局では、テーマ決めから当日までの準備・手配、進行の流れを決めていきます。またスポンサーがいる場合は、報告や連絡の方法を決めておき、うまく連携できるように準備しておきましょう。

2.テーマと開催方法の決定

シンポジウムで何を行うのか、主となるテーマを決めていきます。
さらに、討議の内容についてもあらかじめ決めておきましょう。

また、会場選びにかかわってくるため、あらかじめ開催方法についても決めておく必要があります。

シンポジウムの開催方法にはリアル会場に集まるリアル開催のほか、オンラインのみでの開催、ハイブリッド開催などの方法があります。
テーマや開催規模、登壇者、社会情勢などに応じて最適な方法を選びましょう。

3.シンポジウム登壇者の選定

シンポジウムのテーマや内容が決定したら、それに合う登壇者を選定します。
予算はもちろん考慮すべきですが、さらに登壇者の立場や役職、相性なども考慮しつつ決めていくとよいでしょう。

4.会場や宿泊施設、交通手段の手配

登壇者が決定したら、シンポジウムの会場を選定します。

リアル開催(会場に集まって開催する形式)の場合は、想定される参加者数に応じたキャパシティの会場を選ぶと無駄がありません。

申し込み段階で参加者がオーバーしてしまいそうな場合は、ハイブリッド開催(リアルとオンラインの両方で開催する方法)も検討してみましょう。

また、遠くから登壇者を招待してシンポジウムを開く場合は、宿泊施設や交通手段の手配も早めに済ませておきましょう。あらかじめ宿泊を伴って登壇者を招くことが分かっている場合は、会場と宿泊施設が一体になった“カンファレンスホテル(研修特化型ホテル)”を利用すると安心です。

カンファレンスホテル(研修特化型ホテル)についてはこちら

5.進行の流れやタイムテーブルの決定

手配周りの準備が済んだら、具体的な進行の流れやタイムテーブルを決定していきます。それをもとにプログラムを作成します。

このとき、運営事務局のオペレーション(役割分担や照明操作のタイミングなど)についても細かく決めておきます。オペレーションをスムーズにするためにも、運営用のマニュアルを作成しておきましょう。

トラブル発生時の対応や緊急時の連絡先などをまとめておくと、万が一問題が発生したときもスムーズに動けます。

6.シンポジウム開催の告知、申し込み受付開始

より多くの参加者を集めるには、シンポジウム開催の告知を行う必要があります。
チラシ、DMなどのほか、シンポジウムの公式サイトやSNSなどを活用し、開催を広く周知しましょう。

このとき、ターゲットとなる層の属性(年齢、性別、職業、役職など)に合った媒体を活用することがポイントです。

また、告知と同時に申し込みの受付を開始しましょう。申し込み方法は多彩であるほど参加者を増やしやすいですが、受付担当者の手間も増えます。
予算や人員などを考慮したうえで、効率的に受付できる方法を厳選するとよいでしょう。

7.リハーサル

シンポジウムの本開催前には必ずリハーサルを行います。当日とほぼ同じ流れで進行していき、問題点がある場合は早めに修正・変更を行いましょう。
登壇者の立ち位置や進行時間についても適宜確認・修正をしていきます。

特に、オンライン開催やハイブリッド開催を行う場合は、配信が問題なく行えるかを試す「テスト配信」が必須です。本番と同じ方法で配信をしてみて、音声や映像、通信に問題がないか確認しておきましょう。

8.本開催

準備がすべて整ったら、あとは開催するだけです。ハイブリッド開催の場合はオペレーションが複雑化しやすいので、入念に流れを確認しておきましょう。

開催後は参加者にアンケートを取ると、次回開催に活かしやすくなります。また登壇者の宿泊を伴う場合は、宿泊施設への案内などのケアも忘れないようにしましょう。

シンポジウムをオンラインやハイブリッド式で開催するには?

近年は会場に集まって行う「リアル開催」だけでなく、オンラインのみの開催やハイブリッド式でシンポジウムを行うケースも増えています。

オンライン開催の場合は、通常のシンポジウム開催手順(運営事務局の立ち上げから登壇者の決定まで)を踏んだあと、配信に必要な会場の選定と登壇者の宿泊施設の手配などを行います。さらに、配信に関する機材の手配、配信オペレーションのマニュアル作りが必要です。

【オンライン配信ならではの必要な準備】
・配信プラットフォームの決定
・機材の手配、オペレーションマニュアルの作成
・ホスト権限を付与する人物の決定(登壇者のうち司会進行役のみに与えるなど)
・参加者への参加方法案内を作成し、参加ハードルを下げる
・アーカイブを残すか残さないかの決定
・配信に必要なネット環境の整備(自社で開催する場合)
・機材設備、高速通信ができるネット環境を踏まえた会場選定
・トラブル時の待機要員(接続トラブルなどに対応するスタッフ)を確保する
・待機中、終了後のサムネイル作成

なお、ハイブリッド式の場合は「リアル開催」と「オンライン開催」両方の準備が必要になる点に注意しましょう。準備に時間と手間がかかるので、早めかつ計画的に準備を進めていくことが成功の秘訣です。

シンポジウム会場にはカンファレンスホテル「L stay&grow晴海」がおすすめ!

多数で発表や意見交換を行うシンポジウムは、全国から登壇者・参加者が集まる場合も多く、会場の立地の良さが問われます。
またオンライン開催やハイブリッド開催の場合、高速通信ができるネット環境が整っているかも会場選定のポイントとなるでしょう。

「L stay&grow晴海」は、シンポジウムにも最適な27の会議室を備えた“カンファレンスホテル”です。その名のとおり会議室とホテル・レストランが一体型となった施設であり、多数の登壇者・来賓の方々を招いてシンポジウムを開催するのにも適しております。

また、会議室全室に次世代型の高速ネット回線を完備しており、リアル開催はもちろんオンライン配信やハイブリッド型開催においても快適にご利用いただけます。

シンポジウム開催の折には、ぜひ「L stay&grow晴海」をご活用ください。

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