「公開討論会」とも呼ばれるフォーラムは、公益社団法人などの法人や各種団体が開催するイベントです。またフォーラムと似た催しに「シンポジウム」がありますが、それぞれどのような違いがあるのでしょうか？
ここでは、フォーラムの概要やシンポジウムとの違い、準備の流れを解説。さらに、開催方法の種類や、会場選びのポイントについてもご紹介します。
フォーラムとは？ シンポジウムとの違い
フォーラムは「フォーラムディスカッション」の略称で、1つのテーマに対し「結論を出す」ことが目的のイベントです。
もともとは「古代ローマに設けられていた“集会用の広場”をフォーラムと呼んでいました。
それが転じて現在では、「集団で1つの場所に集まり、討論をする場」としてフォーラムが使われるようになったのです。
公益財団法人によるフォーラムの開催事例
フォーラムの開催事例としては、企業や団体、組合などのほか、公益財団法人で行われるケースが多く見られます。
たとえば「公益財団法人 さわやか福祉財団」では、地域に住む人同士で“支え合い生きていく街づくり”について討論するフォーラムを定期的に開催。
地域に住む人の生活支援や居場所の確保、介護支援制度の整備などの必要性を周知し、討論する場として機能しています。
また「公益財団法人 医学教育振興財団」では、大学医学部の教育改善、円滑な組織管理・運営を目的としたフォーラム（医学教育指導者フォーラム）を年1回のペースにて例年開催。
国内外の講師を招き、情報交換や討論を行っています。
両法人ともに共通しているのが「一方的な講演会ではなく、討論によって結論を見出している」という点です。さまざまな立場や考え方、価値観を持つ人たちが集まることで、よりベストな結論に近付くことができます。
フォーラムとシンポジウムとの違いは？
フォーラムとよく似た言葉に「シンポジウム」があります。混同されがちですが、実は細かなニュアンスが異なるのです。
まずフォーラムは「共通の話題・問題に対し討論を行い、結論を出すこと」を目的に開催されます。
一方、シンポジウムは「1つのテーマに対し、さまざまな答えがあることを知る集まり」という意味合いが強くなります。フォーラムのように結論を求めるのではなく“意見交換で他の人の考えや価値観に広く触れる会”とイメージしてもらうとわかりやすいでしょう。
フォーラムの開催手順とは？
フォーラムについて学んだら、さっそく開催手順を見ていきましょう。
主な準備の流れとしては、以下の5ステップで進めていきます。
1.開催テーマの決定
2.開催方法と規模を決める
3.時間や会場、当日の進行の流れを設定
4.フォーラム開催を告知する
5.本開催
1.開催テーマの決定
フォーラムの開催にあたって、まず「テーマ」を決定します。
通常は1つのテーマをもとにフォーラムを開催しますが、複数テーマで開催したい場合は2部構成にしたり、別々の日程で開催したりする手法を取るとよいでしょう。
2.開催方法と規模を決める
テーマが決まったら、開催方法と規模を決定します。
後述しますが、開催方法には会場へ集まるリアル開催、オンライン開催、ハイブリッド開催の3種類があります。フォーラムの内容や対象者、社会情勢などに応じて決定するとよいでしょう。
また、フォーラムの規模についても決めておかねばなりません。
開催規模が大きくなるほど事前準備の工数も増えます。想定される参加人数を考慮し、最適な規模を選ぶようにしましょう。
3.時間や会場、当日の進行の流れを設定
テーマ、開催方法、規模を決定したあとは、細かな事項を決めていきます。
・開催時間（どのくらいの長さにするか）
・会場選び（広さだけでなく立地や駅からのアクセスなども考慮する）
・登壇者の選定
・当日の討論方法や進行について
・タイムテーブル
タイムテーブルまで決めたあとは、必ずリハーサルを行います。
リハーサルを行わないとどのようなときにトラブルが起こるかが分からず、本番で対応しきれなくなるからです。
特に、オンライン配信やハイブリッド配信の場合、接続トラブルで配信が止まってしまう可能性もあるので、リハーサルは必須と心得ましょう。
4.フォーラム開催を告知する
リハーサルが滞りなく終わったら、1ケ月前までにフォーラム開催を告知しましょう。規模の大きなフォーラムについては、チラシやDM、HPでの告知以外に、SNS広告など拡散性のある告知媒体を活用するのがおすすめです。
告知の際にはフォーラムの討論テーマや登壇者を発表すると、参加者が集まりやすくなります。
5.本開催
本開催当日は、リハーサルの内容をもとにスムーズな進行を心がけましょう。会場でのリアル開催の場合、参加者の動線や登壇者へのフォローも欠かさないようにすることが大切です。
フォーラムの開催方法はリアル、オンライン、ハイブリッド型の3つ
フォーラムの開催方法には会場で行う「リアル開催」「オンライン開催」「ハイブリッド開催」の3種類があります。それぞれのメリット、デメリットについて見てみましょう。
リアル開催
会場に集合して行うリアル開催のフォーラムは、臨場感のあるイベント体験ができる点がメリットです。登壇者と参加者が同じ空気を共有しながらフォーラムを進めていくため、より活発なコミュニケーションが行えます。フォーラム後の雑談・交流がしやすい点もリアル開催ならではの特徴でしょう。
一方、デメリットとしては会場へ赴く必要があること、会場の広さによっては多くのレンタル料がかかることです。遠方に住む人は物理的に参加が難しくなる点にも注意が必要でしょう。
オンライン開催
オンライン開催は、配信用の会場を用意し、フォーラムの全てをオンライン配信する開催方法です。リアル開催のように参加者数を考慮してキャパシティを考える必要はなく、配信に必要な広さの会場さえ確保すれば開催ができます。またオンラインということもあり、場所の制約なくフォーラムへ参加ができる点も大きな魅力でしょう。
一方、デメリットとしては「臨場感に欠ける」という点が挙げられます。画面越しでの参加になるため、登壇者から見れば参加者の反応が分かりにくく、参加者は集中力が持続しにくい点にも注意が必要です。
オンライン開催の場合は、適宜質疑応答の時間を設けるなどして、参加者とのコミュニケーション機会を増やす工夫が重要です。
ハイブリッド開催
ハイブリッド開催は、会場でのリアル開催と同時にオンライン配信も行う開催手法です。
リアルとオンラインの「いいとこ取り」ともいえる方法で、会場に直接足を運んで参加したい人、オンラインで参加したい人それぞれのニーズを叶えられます。
ただし、ハイブリッド開催の場合は「会場での準備」と「オンライン配信の準備」の2種類の準備を同時進行していかねばならない点に注意しましょう。準備や手配の工数が増えるため、配信部分に関しては「オンライン配信サポート」などのサービスを活用するとスムーズです。
フォーラムの会場を選ぶ際のポイントは？
フォーラムをオンライン開催する場合は、配信に必要な最低限のスペースさえあれば事足ります。
しかし、リアル開催やハイブリッド開催の場合は、会場選びが重要なポイントになるでしょう。
会場に「参加者」を招く場合は、以下のポイントを押さえて会場を選んでいきましょう。
・駅からアクセスしやすい立地にあるか？
・繁華街など騒がしい場所から離れているか？
・遠方から招待する登壇者、参加者が宿泊できる施設が近くにあるか？
・感染予防対策が徹底されている会場か？
なお、全国的な規模で行うフォーラムの場合、遠方から参加する登壇者、参加者に対して宿泊施設の手配を行うケースもあります。そのような場合は、会場とホテルが一体化した「研修特化型ホテル」が便利です。
「L stay&grow晴海」は、27の会議室と宿泊フロア、レストランが一体となった研修特化型ホテルです。東京駅や品川駅、羽田駅といった主要ターミナル駅からのアクセスも良好であり、落ち着いた環境でフォーラムを開催できます。
客室はすべてゆったりとした広さを確保しており、特別な登壇者、来賓の方々をおもてなしするのにも最適です。
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