有名IT企業の管理職対象。チームビルディング型の 会議・研修事例有名IT企業の管理職対象。チームビルディング型の 会議・研修事例

事例概要事例概要

クライアント様 有名IT企業様
趣旨 方針会議と部署ごとの分科会
使用会場 メイン会場(100㎡会議室) 
分科会場(40㎡会議室)×6部屋
参加人数 35名
利用プラン 1泊2食付き&懇親会付きプラン
おひとり様予算 約25,000円~30,000円

会議室のレイアウト

会議室:100㎡ 小会議室:40㎡会議室:100㎡ 小会議室:40㎡

はじめにはじめに

クライアント様はITインフラ関連事業、デジタルマーケティング関連事業などを軸に電子ブック、ITネットワーク環境からファシリティまで、オフィスのトータルコンサルティングを行っています。管理職は20~40代の男性が中心となっており、若さがありながらも経験と実力を兼ね備えた成長企業です。

クライアント様はITインフラ関連事業、デジタルマーケティング関連事業などを軸に電子ブック、ITネットワーク環境からファシリティまで、オフィスのトータルコンサルティングを行っています。管理職は20~40代の男性が中心となっており、若さがありながらも経験と実力を兼ね備えた成長企業です。

今回は営業、マーケティング関連部署の課長クラスの方を集めて上期の振り返りと下期の方針会議を実施。その後は役職についた新任社員の挨拶や親睦を兼ねた懇親会の開催、各部署の分科会議を行う1泊2日のスケジュールを実施しました。

そんな急成長を遂げる企業が直面している課題は「非効率な会議が増えている」「管理職同士のコミュニケーション不足」の2つ。普段の業務が多忙のため、管理職全員が揃って会議を行うことができず、意見交換や情報共有する時間がなかなか取れていないとのこと。顔を合わせる機会が少なくなれば、部署ごとで十分なコミュニケーションが取れず、課題を共有する場も少なくなってしまう。そんな悪循環に陥っている点を問題に挙げていましたので、効率的かつストレスフリーな会議室を提供することはもちろん、社員同士の交流を深められるようなサービスを心がけました。

中身の濃い、集中できる環境をご用意中身の濃い、集中できる環境をご用意

会議に集中したい。そう考えた時、「宿泊研修」は魅力的な選択肢だった。会議に集中したい。そう考えた時、「宿泊研修」は魅力的な選択肢だった。

クライアント様は今回の会議にあたり、本社のある新宿から離れ、「日々の業務から解放された環境」で行いたいという要望がありました。

もちろん、新宿周辺に会議室はたくさんあるので、それも選択肢にはあったそうですが、「毎日業務で忙しい中、空いた時間を見つけて連日会議・研修を行うより、1日、2日かけて集中した環境で行いたい」という要望もあり、今回は新宿から少し離れたホテルフクラシア晴海の宿泊研修施設を利用してくださいました。

そうした要望を踏まえ、私たちは社員の皆様に「中身の濃い、集中できる環境」をご用意しようと考えました。

やりたいことを全部やれる環境をご提案やりたいことを全部やれる環境をご提案

今回は1泊2日の宿泊を兼ねた長丁場の会議となるため、集中した環境とストレスフリーな場の提供を意識しました。本来なら打ち合わせはお電話やメールでのやりとりがメインになりますが、「どうしたらやりたいことを全部やれるか?」をコンセプトに、実際にクライアント様の会社に赴き対面での打ち合Cわせを実施。

直接話したからこそ見えてきたサービス提案をいくつかさせていただきました。

【クライアント様のために考えたテーマ】
・やりたいことを全部やれる環境を用意して、集中できる会議をしていただく
・日々の業務から離れた落ち着いた環境を提供する
・社員同士の交流を少しでも深められる仕掛けを行う

満足度の高い会議をしてもらうために満足度の高い会議をしてもらうために

熱のこもった会議だからこそ、快適な環境が重要熱のこもった会議だからこそ、快適な環境が重要

クライアント様企業の営業、マーケティング部署の会議は会社の中核的な議題が多いため、夜遅くまで行うことも珍しくないそうです。そこで私たちは、少しでもストレスのない環境で会議を行ってもらうためのサポートを行いました。

快適な環境を作るホテルフクラシア晴海の3つのサービス快適な環境を作るホテルフクラシア晴海の3つのサービス

会議の効率アップ、ストレスフリーな環境を作る具体的な方法として次のようなサービスを実施しました。

・会議効率を高める部屋のブッキング
管理職が集まる会議は日ごろから白熱するとのことでしたので、「隣接する会議室をあえて空室」にしました。こうすることで大きな声にも気を遣わず会議に集中できる環境をご用意することもあります。※両隣をあえて空き室にするなどの配慮は予約状況次第になります。

・会議を円滑に進めるホスピタリティ
席選びに迷わないよう、分科会では事前に社員1人1人のお名前が入った名札をご用意して座席に設置。スムーズに会議をスタートできるよう配慮しました。

また通常は参加者全員がレストランでお食事をとるケースが大半ですが、分科会は各チームでスケジュールがバラバラになってしまうため、、各自お好きな時間に食事をとれるお弁当にすることを提案しました。

・人数分のPC電源コードやプロジェクター」IT企業の会議では当たり前の環境を100%実現
PC周りの環境、Wi-fi環境の調整、パソコン持ち込みを想定した人数分の延長コード、HDMIケーブル、代替用のパソコンなどクライアント様の会社では当たり前の環境が宿泊研修施設でも用意できるようにクライアント様にヒアリングの元、事前準備を徹底しました。

トイレや喫煙ルーム近くの会議室を用意して、無駄な移動時間をカットトイレや喫煙ルーム近くの会議室を用意して、無駄な移動時間をカット

営業系のクライアント様からはよく「トイレや喫煙ルームから近い会議室がいい」という要望をいただきます。

実際に今回のクライアント様も事前に打ち合わせたところ喫煙者が多かったため、時間がない中で少しでも無駄な移動時間を減らし、休憩時間を確保してもらえるようにトイレや喫煙ルーム近くの会議室を提案しました。

「初日の懇親会開催」はスムーズな コミュニケーションの鍵「初日の懇親会開催」はスムーズな コミュニケーションの鍵

通常、懇親会などの打ち上げ的なイベントは2日目(最終日)に行うケースがほとんどですが、今回は「マネージャー同士のコミュニケーションを深めること」も目的の一つ。そのため、初日に懇親会を開催することで、コミュニケーションを深めてもらい2日目の会議に臨んでいただくスケジュールを提案しました。

結果として、普段部署が違って話せない管理職同士、コミュニケーションを深めることができたことに加え、2日目は1日目より中身の濃い会議ができたとご好評をいただきました。

コスト重視から内容重視に変化。今では10回以上も利用のリピーターにコスト重視から内容重視に変化。今では10回以上も利用のリピーターに

もともと今回のクライアント様は「なるべく安い部屋でお願いします」といったコスト重視で会場を選んでいたのですが、弊社のサービスに満足してもらい、その後10回以上もリピートしていただけるようになりました。

今では100名規模のご利用もしてもらえるほど、長いお付き合いをさせていただいております。

会議成功のポイント会議成功のポイント

クライアント様のためになる提案を1つでも多く実行するクライアント様のためになる提案を1つでも多く実行する

効率よく会議を行うためにどんな環境を求めているか?快適に過ごしていただけるのか?クライアント様の満足度を最大化するために会議室の空間作りからホスピタリティー、スケジュールの提案まで行い、成功のお手伝いをさせていただきました。

課題に対して決して妥協しない課題に対して決して妥協しない

私たちはクライアント様が気持ちよく使ってもらうために最大限の努力をしています。打ち合わせの段階でいただいた要望に対してそのまま応えるのではなく、「ここをこうすればもっと良くなる!」と妥協しない姿勢を心がけることでクライアント様の満足度を高めることができました。

クライアント様が
今回ご利用になったプラン

・1泊2食付プラン 16,902円(税込)~
ホテルフクラシア晴海「売れ筋No.1の宿泊研修プラン」
1泊2食付プラン、1泊3食付プランを詳しく見る>

・懇親会付きプラン 4,752円(税込)~
研修・会議後の打ち上げも同ホテル内で可能です。お夜食プランも。
懇親会付きプランを詳しく見る>

こうしたご要望があれば、 ぜひホテルフクラシア晴海をご利用くださいこうしたご要望があれば、 ぜひホテルフクラシア晴海をご利用ください

会社から離れた環境で研修・会議を行いたい会社から離れた環境で研修・会議を行いたい

都心に会社を構えるクライアント様の中には、「喧騒を離れ、落ち着いた環境で研修や会議を行いたい」という要望がとても多いです。

普段と違った場所で研修や会議をすることで、「気持ちが引き締まる」「会議がはかどる」といった感想を多くいただいております。

研修や会議をするにあたり、不便なところは使いたくない研修や会議をするにあたり、不便なところは使いたくない

都心には大手さんが運営する貸し会議室はたくさんございますが、「Wi-Fi環境が不安定」「伝えていた席の配置になっていなかった」「借りたい備品がない」など価格や知名度で選んだ結果、不便な思いをした方も少なくないと思います。

しかし、ホテルフクラシア晴海では年間3000社の研修や会議を行ってきたセミナーコーディネーター・セミナーコンシェルジュ・セミナーアテンダントがお手伝い。課題のヒアリングから備品の徹底チェックまで研修や会議の円滑な進行をサポートいたします。

「こんな要望言ったら、さすがにわがままかな・・・」そんなお悩みを抱えている場合「こんな要望言ったら、さすがにわがままかな・・・」そんなお悩みを抱えている場合

ホテルフクラシア晴海では、クライアント様の満足を最優先にサポートを心がけています。「これは言いづらいな・・・」という要望もなんなりとご相談ください。

過去の事例ですが、女性社員の多いクライアント様で同日に違う会場で女性社員用研修と役員研修を行いたいという依頼がありました。その際、クライアント様からは「女性社員が多く、役員は少し威圧感があるので、研修中に休憩などで役員に会うと緊張するから客室も食事時間も別々にしてほしい」という要望を受けましたので、会場だけでなく、施設の導線を考慮したお部屋の用意や食事時間を調整して一度も女性社員が役員に会わない環境を提供しました。

その他、「トイレが近い社員が多い」「食事を自由に取りたいからお弁当にしたい」「コーヒーが飲めない人がいるんだけど」などクライアント様の要望には最大限お応えしたいと考えております。

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