会議が劇変!進行役の時間コントロール術 | 東京宿泊研修施設ホテルフクラシア晴海

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2020.08.04|研修・会議お役立ち情報
会議が劇変!進行役の時間コントロール術

会議において、誰もが緊張する進行役。今回は、中立な立場で会議を円滑に進行するファシリテーターの時間コントロールについてお伝えしていきます。

会議を進行するファシリテーターとは

ファシリテーターとは、会議の進行役として司会者のような役割を担い、中立な立場で円滑に進行していく立場の人を指します。一般的に、ファシリテーター自らが意見を述べることはなく、発言者や意見内容が偏りすぎないように調整しながら、参加者や議長のサポートをしていきます。
もちろん時間コントロールも、ファシリテーターの腕次第です。そこでまずは、進行役であるファシリテーターに求められることを全般的に解説します。

意見をまとめる

会議参加者の様々な意見を整理しながら、他の参加者への理解も促し、記録をしていきます。あまり意見が出てこないときは、参加者から自由な意見を聞き出せるように働きかけ、さらに掘り下げていくことも必要です。

発言しやすい雰囲気づくり

会議の場での雰囲気づくりはなかなか難しいものですが、中立的な立場だからこそできることです。自らの意見は控え、参加者全員の発言を引き出していきます。先入観をもたず、特定の意見に偏らず、否定・肯定をしないところもポイントです。話し合いが平行線になってくるとピリピリした雰囲気になりがちですが、常にポジティブな発言を心がけましょう。ファシリテーションは、議論に入る前から始まっています。

タイムマネジメント

いわゆる時間コントロールスキルです。ダラダラと長引く会議は、貴重な時間を無駄にすることになるので、絶対に避けなければなりません。しっかりと結論を出しながら、時間通りに会議を終わらせるというのは、進行役の重要なミッションです。しかし決して簡単ではないので、ポイントを押さえておく必要があります。今回は、その時間コントロールについて深堀りをしていきます。

ゴール誘導

決めるべきことを決めて、会議をゴールまで導く役割です。最適な結論にたどりつけるよう、常に論点を明確にしておくことが求められます。

ポイントは4つ!会議進行の時間コントロール術

それではいよいよ、会議の質を左右する時間コントロールについて深堀りしていきます。進行役として押さえておきたいポイントは4つ。ここを意識しながら、より有意義な会議を目指していきましょう。

1.会議の開始時に宣言

まずは会議の開始時に、「会議の目的」「会議で決めるべきこと」「大体のタイムスケジュールと終了予定時刻」を宣言します。この発表をしておくかどうかで、会議の行く末は大きく変わっていくのです。
特に、社外の参加者も入っている会議では、お互いに遠慮して様子を伺い合う傾向にあるため、まずは進行役がしっかりと宣言し、会議ゴールまでの道筋を明らかにすることが、タイムマネジメント成功にもつながる大きな第一歩です。
会議参加者全員に、「時間内に終わらせる」という意識で参加してもらいましょう。

2.迅速に自然に軌道修正

最初にしっかりと宣言をしても、やはり脱線は起きてしまいます。会議の道筋と関係ない話に入り、その話に対して意見を述べる参加者が出てきてしまうと、大きなタイムロスです。そのため、進行役はできるだけ早く軌道修正をしなければなりません。ただ、無理矢理な軌道修正、相手を尊重しない軌道修正では会議の雰囲気が悪くなるので、相手を尊重しつつ、自然な軌道修正を心がけましょう。「つまり○○さんのご意見は、○○○ということでよろしいでしょうか」というように、脱線した箇所を上手く省きながら、これまでの話を一旦整理することも自然な軌道修正の方法としておすすめです。

3.議題ごとに時間を設定

複数の議題がある場合は、議題ごとの予定時間を設定しておくことも大切です。細かく設定して調整していく方が柔軟に対応でき、タイムスケジュールの把握がしやすくなります。例えば前半に時間をかけすぎて、気づけば最後は駆け足になってしまったというような事態も防げて安心です。
また、その議題ごとの時間設定を参加者にも伝え、全員で意識して話し合いをしていきましょう。全員が認識していた方が軌道修正もスムーズで、会議全体の効率が大きく向上します。

4.結論決定の方法を提示

時間通りに会議が終了したとしても、結論が曖昧なままでは会議成功と言えません。ダラダラと長引かせることなく、決めるべきことを決めるため、「決定方法の提示」を行うのもコツです。決定方法は、「議論で全員合意」「参加者の多数決」「決裁者の判断」「評価項目による評価」と大きく4つあります。
時間通りに「議論で全員合意」ができていれば提示の必要はありませんが、全員合意は時間がかかりすぎる可能性が高いので、あらかじめ他の方法も用意しておきましょう。
例えば、「全員合意に至らず結論が出ない場合は、多数決で決めるのはどうですか」「全員合意に至らず結論が出ない場合は、決裁者の部長に判断してもらうということでどうでしょうか」などです。終了時間ギリギリで提示するよりも、時間オーバーになりそうな場合の決定方法を事前に提示して決めておくことをおすすめします。ただ、会議の冒頭から伝えると、“会議を早く終わらせたがっている”といった印象につながる恐れもあるので、会議の中盤くらいでの提示が適しているかもしれません。

内容次第では時間延長の提案も必要!

進行役としては、時間コントロールを上手く行い、時間内に結論まで至ることを目指しますが、議論が特に重要な内容である場合など、ときには時間延長の提案も必要です。
「もしも時間内に結論が出なかったときは、延長して進めてもいいでしょうか」と参加者に提案し、必要であれば延長を選択します。徹底的な議論を参加者全員が納得しているときは、時間延長の提案・見極めが進行役に求められます。

時間コントロールに有効!アジェンダ

進行役の時間コントロールに役立つものとして、「アジェンダ」をおすすめします。アジェンダとは、会議の流れを要約したもののことです。日時・場所・参加者名・タイムスケジュール・配布資料一覧を明記し、参加者全員に会議の流れを認識してもらいます。アジェンダは、時間コントロールのため、有意義な会議のための心強い存在です。
会議前に事前配布して参加者へ事前の検討をお願いしておくと、会議で共有したい資料やデータを各自で準備することもでき、会議をよりスムーズに、より濃い内容で進められます。

要注意!時間コントロールの落とし穴

会議を有意義にする時間コントロール術だけでなく、逆に注意するべきポイントについても解説します。進行役が特に意識して注意しておきたいポイントとして、大きく2つが挙げられます。

1.時間にとらわれすぎ

進行役にとって時間コントロールは必須ですが、時間ばかりにとらわれると、会議の大切なゴールを見失ってしまう危険があるので要注意です。
進行役が頻繁に腕時計を確認することは参加者の焦りにつながるため、腕時計は外して机の上に置き、さりげなくチェックするように心がけましょう。
また、予定時間よりも遅れているとき、急いでください!と急かすのではなく、「少しだけペースをあげましょうか」「あと30分ですので頑張りましょう」など、参加者の気持ちに寄り添い、モチベーションをさらに高めるような伝え方で進めていくことが大切です。

2.準備不足で会議中断

ホワイトボードのマジックのインクがきれているなど、会議が始まってから発覚しがちな準備不足もあります。他には、椅子の数が足りない、飲み物がない、パソコンやプロジェクターが動作しない、冷暖房の調整方法が分からないなどです。そんな準備不足による会議の中断は、本当にもったいない時間ロス。緊張感も途切れてしまうので、進行役は念入りにチェックしておきましょう。

時間コントロールに貸会議室も有効

社内会議の場合は、社内の会議室を使用することが大半ですが、時間コントロールの面からも貸会議室の利用はおすすめです。
貸会議室とは「時間単位で借りられる個室空間」で、その名の通り会議や打ち合わせなどに活用されます。会議室の使用料や移動時間がかかる反面、貸会議室の利用が効果的な理由を、時間コントロールの面からピックアップします。

貸会議室が時間コントロールに役立つ理由

  • 会議に集中できる環境で議論が活性化しやすく、スムーズに進めやすい
  • 会議に必要な設備や備品が揃っているので、
     準備不足のために中断する心配がない
  • 時間単位のレンタルなので、終了時間への意識が高まり、
     時間内に最適な結論を導き出そうとするモチベーションも高まる

限られた時間の中で最大限の効果を!

時間コントロールのポイントを中心に、会議における進行役のタイムマネジメントについて解説しました。慣れない間は特に緊張してしまい、タイムマネジメントに気を配る余裕もあまりないかもしれませんが、ファシリテーターというせっかくの大役を思いきり楽しんでいただきたいです。
限られた時間の中で、最適な結論、最大の効果を。時間コントロールのポイントや注意点を意識しながら、より有意義な会議を目指していきましょう。

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