貸会議室はメリット尽くし!人気の理由 | 東京宿泊研修施設ホテルフクラシア晴海

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2020.06.02|研修・会議お役立ち情報
貸会議室はメリット尽くし!人気の理由

年々需要が高まり、全国的に室数も増え続けている貸会議室。レンタル費用や探す手間がかかるイメージもありますが、なぜそれほどまでに人気なのでしょうか。
実は貸会議室は、会議以外にも様々な活用方法があり、メリットもいっぱい。そこで今回は、そんな知られざる貸会議室の魅力、人気の理由に迫ります。

そもそも貸会議室とは?レンタルスペースとの違い

貸会議室とは、「時間単位で借りられる個室空間」を意味します。企業・個人問わず利用することができ、主にビジネスシーンで役立てられます。
よく似たイメージの場所としてレンタルスペースも挙げられますが、「空間やレイアウトのバリエーション」に大きな違いがあります。
貸会議室の多くは、会議だけでなく様々な用途で利用できるシンプルな空間となっています。設置されている椅子や机を自由に組み合わせて使うことができ、片付けて広々と使うことも可能です。そしてレンタルスペースの場合は、キッチンスタジオやダンススタジオなど用途が絞られていることが多く、そこに合わせた特徴的な設備・備品が備わっているため、フレキシブルに使えるスペースは少なめです。
自由度の高いシンプルな空間をお探しなら、貸会議室がおすすめです。

貸会議室の3大メリット

それでは、貸会議室を利用する具体的なメリットとはどんなことでしょうか。
大きく3つのメリットが挙げられます。

1.駅近・好立地

まずは、「行きやすく集まりやすい」ところが魅力です。貸会議室は全国各地に増え続けていますが、特にターミナル駅の徒歩圏内に集中しています。たとえ遠方からでも移動がスムーズで、分かりやすい場所にあるので便利です。

2.コスト削減

レンタル費用が発生しても、実は結果的にコスト削減できるのが貸会議室の大きな魅力。椅子・机はもちろん、プロジェクター・マイク・照明・ホワイトボードなどの設備や備品が整っている貸会議室が大半なので、わざわざ購入する必要がありません。
「必要なときに、必要な設備・備品を、必要な分だけ」をサポートし、コスト削減につなげます。利用料金が明確で予算の計算をしやすいため、運営側の負担も軽減します。

3.人数や形式に合わせて自由に選択

来場人数や形式に合わせて、最適な会場を自由に選べるところもポイントです。社内の会議室を使用する場合は、どうしても“会議室に合わせる”ことになりますが、貸会議室なら“本来の目的に合わせる”ことができます。
狭くて窮屈になることもなく、広くてガランとすることもなく快適な空間に仕上げられ、参加する側・運営する側どちらの満足度も高まります。

ケータリングサービスも人気!

最近では、ケータリングサービスが充実した貸会議室も多く、人気を集めています。昼食時のお弁当だけでなく、会議やセミナー後の懇親会・パーティーに対応している貸会議室もあるので事前のチェックをおすすめします。
お店に移動する手間を省くことができ、建物周辺に食事できる場所が少ない、飲食物の持ち込み禁止といった場合にも重宝するオプションサービスです。

貸会議室の活用方法!10選

メリットが多く、運営側の負担も大きく軽減できる貸会議室。様々な用途で使われていますが、その中でも特におすすめの活用パターンをご紹介します。

1.会議

最もスタンダードな活用例です。
プロジェクターやホワイトボードなどの備品も利用しながら、スムーズな会議を実現。社内の会議室から環境を変えることで気分転換にもつながり、アイデアが出やすくなる、モチベーションが上がるなどの効果も期待できます。

2.セミナー・講演会

会議と並び、セミナーや講演会の会場としても重宝されています。
駅近・好立地で気軽に参加しやすいところも人気の理由。また、セミナーや講演会の後は懇親会が予定されていることも多いので、ケータリングサービスのある貸会議室が特に人気です。

3.会社説明会・採用面接

好立地で設備の整った快適な貸会議室を会場にすることで、応募者の企業に対するイメージも自然と上がり、採用面接の場合は、リラックスして臨むことができます。関係者以外の出入りがなく、他人の話し声が聞こえないところも、応募者のプライバシーを守る大切なポイントです。

4.研修

大人数でのセミナー形式にも、少人数でのワークショップ形式にも、貸会議室なら自在に対応。宿泊をともなう研修の場合は、宿泊施設を兼ね備えた会場が活躍します。様々な研修プログラムに合わせ、広さやレイアウトなどが最適な会議室をその都度選べるのも魅力です。

5.筆記試験

本試験会場が遠方の場合の別試験会場に、または資格取得の試験会場などにも重宝します。設備・備品が整っているので会場準備がスムーズな上、受験者人数に応じて適した会場を選ぶことでコスト削減もできます。さらに、駅近など好立地の会場が多く、受験者にとっても道に迷うリスクを減らせて安心です。

6.入社式・内定式

新入社員にとっての大切な第一歩の節目にも、貸会議室が適しています。設備の充実や準備の手軽さはもちろん、小規模から大規模まで、新入社員の人数に合わせた会場を選ぶことができます。

7.株主総会

企業の印象を決める重要イベントにも貸会議室がおすすめです。本会場はもちろん、控え室も快適で充実しています。

8.健康診断

健康診断の医療機器を設置する十分なスペースや電源を確保できるので、企業の健康診断会場に活用されることも増えています。

7.勉強会・教室

最近では、個人のカジュアルな勉強会や教室(習い事)に活用されることも多くなりました。アクセスの良い会場を選ぶことで、仕事の後でも参加しやすくなります。

8.展示会

企業の製品発表会や展示会のための活用も有効です。設備・備品が充実しているだけでなく、照明や音響、空間コーディネートまでこだわることができるので、コストは抑えながらクオリティーを高められます。

最適な会議室を選ぶことが最重要

様々な用途に対して使い勝手が良く、コストも抑えられる貸会議室。ニーズの高まりと並行して全国に増え続けていますが、たくさんの会議室の中から「最適な会議室を選ぶ」ことが重要です。
まずは「参加人数の目安」「必要な広さや席数」「予算」をしっかり把握し、「立地」が良い場所から絞りこんでいきましょう。そして、「飲食の有無(ケータリングを利用するかどうか、利用する場合の料金)」も検討します。
会場の候補を絞りこんだ後は、「必要な備品・設備」が揃っているかどうかをチェックし、さらに絞りこみます。
また、催しのフォーマル度に合わせて「会場の雰囲気」を考慮することも大切なポイントです。より華やかで上質な空間を演出できる貸会議室もあるので、必要な場合はその点もふまえた会場選びをおすすめします。
貸会議室は、催しの成功をバックアップする頼もしい存在です。最適な貸会議室を自由に選び、最大限に活用しましょう。

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